如何優(yōu)化工作流程的行動(dòng)計(jì)劃（如何優(yōu)化工作流程的行動(dòng)計(jì)劃和措施）

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于如何優(yōu)化工作流程的行動(dòng)計(jì)劃的問題，以下是小編對(duì)此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

• 1、每天的工作都很繁瑣，該如何有效的提高工作效率呢？

• 2、業(yè)務(wù)流程的具體優(yōu)化方法是怎樣的

• 3、流程優(yōu)化的步驟

• 4、如何進(jìn)一步優(yōu)化公司內(nèi)部業(yè)務(wù)流程,提高工作效率。

一、每天的工作都很繁瑣，該如何有效的提高工作效率呢？

在職場(chǎng)上，每天忙得像陀螺一樣，大家都在抱怨辛苦、勞累、不睡覺的辛苦。但是仔細(xì)想想，是不是工作量太大了？老板太苛刻了？還是效率不高，工作方法有問題？也許在大多數(shù)情況下，正是因?yàn)槲覀儧]有學(xué)會(huì)如何聰明地做事，掌握正確的工作方法，我們每天都半死不活。優(yōu)化工作流程和提高效率的方法被編譯出來，以幫助您更高效、更輕松地完成工作。

制定每日/每周工作計(jì)劃，并經(jīng)?；仡櫉o論是習(xí)慣使用PPT、Excel還是其他辦公軟件，都要給自己制定一個(gè)每天/每周的工作計(jì)劃，包括上周的工作進(jìn)度和本周的工作計(jì)劃。對(duì)于每一項(xiàng)工作或任務(wù)，都需要詳細(xì)標(biāo)注開始和截止時(shí)間，有哪些可交付成果，哪些部門和同事需要對(duì)接，什么樣的KPI，等等。這樣便于你定期查看任務(wù)的狀態(tài)，是要開始、進(jìn)行中、延遲還是取消，幫助你根據(jù)不同情況采取下一步行動(dòng)。會(huì)議前的有效準(zhǔn)備參加會(huì)議時(shí)，經(jīng)?？吹揭恍┤舜掖易拢荒樏Ｈ坏乜粗鞒秩?，被問到項(xiàng)目進(jìn)展，支支吾吾。為了避免這種尷尬的局面，有必要提前做好以下準(zhǔn)備：提前看看會(huì)議安排，和自己相關(guān)的部分主要涉及哪些話題；是否有必要更新最后未完成的業(yè)務(wù)；是否有必要提前收集和準(zhǔn)備數(shù)據(jù)、資料和文件。

學(xué)會(huì)判斷任務(wù)的優(yōu)先級(jí)每天手頭都有很多工作，有在做的，也有被領(lǐng)導(dǎo)同事臨時(shí)甩了的。如果不分清輕重緩急，你會(huì)感到迷茫和焦慮。因此，我們需要學(xué)會(huì)根據(jù)這兩個(gè)維度來判斷任務(wù)的順序。即：重要性(重要還是不重要)緊急(緊急與不緊急)根據(jù)這兩個(gè)維度，可以劃分出四個(gè)象限，將待辦事項(xiàng)依次放入四個(gè)象限，就可以明確判斷緊急重要的事情一定是優(yōu)先級(jí)最高的，需要立即處理的。

各種通信渠道一起使用，而不是僅僅依靠郵件電子郵件已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)部溝通的基本和重要工具。發(fā)送文件、開會(huì)通知、討論問題、匯報(bào)，無一例外都是通過郵件完成的。但是如果此時(shí)完全依賴郵件作為溝通渠道，你會(huì)發(fā)現(xiàn)有時(shí)候真的很糟糕，特別是重要或者緊急的工作。因?yàn)殡娮余]件不是即時(shí)通訊系統(tǒng)，所以人們不能在線或隨時(shí)回復(fù)。例如，他們?cè)跁?huì)議期間或外出時(shí)不能隨時(shí)回復(fù)。所以遇到緊急重大問題或通知，記得反復(fù)打電話確認(rèn)，確保萬無一失。

二、業(yè)務(wù)流程的具體優(yōu)化方法是怎樣的

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是一項(xiàng)流程工作，它關(guān)系到企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略優(yōu)勢(shì)。在具體的流程設(shè)計(jì)與實(shí)施工作中，企業(yè)要不斷地對(duì)流程進(jìn)行更新和改進(jìn)，這樣才能取得很好的效果。對(duì)企業(yè)目前業(yè)務(wù)優(yōu)化來說做流程改進(jìn)和完善的過程就是流程優(yōu)化的過程。業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，要掌握一定的方法，這里，我們給大家簡(jiǎn)單地介紹一些業(yè)務(wù)流程具體有哪些優(yōu)化方法： 1.優(yōu)化的第一步是要進(jìn)行流程問題的匯總和細(xì)化。在這個(gè)步驟中，企業(yè)先要識(shí)別一些關(guān)鍵性的流程，關(guān)鍵性的流程設(shè)計(jì)需要有提前有一個(gè)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，搜集大量的資料之后再進(jìn)行后續(xù)的設(shè)計(jì)。確定好關(guān)鍵流程之后，要對(duì)這些流程進(jìn)行高階繪制，之后大致進(jìn)行問題的匯總，然后通過量化描述來確定下一步的工作。 2.優(yōu)化的第二步是進(jìn)行優(yōu)化方案的設(shè)計(jì)，可以說這是整個(gè)優(yōu)化工作中的重點(diǎn)。要想設(shè)計(jì)出科學(xué)合理的優(yōu)化方案。首先要確定優(yōu)化的目標(biāo)。優(yōu)化目標(biāo)的設(shè)計(jì)要從四個(gè)方面來看，這四個(gè)方面分別是質(zhì)量、成本、時(shí)間和風(fēng)險(xiǎn)，要保證優(yōu)化的方案與流程前景是一致的。 設(shè)計(jì)完成之后，就可以開始改善流程了，JBPM: 根據(jù)這個(gè)流程可以繪制出新的流程圖，并進(jìn)行相應(yīng)的流程描述。在設(shè)計(jì)過程中，大家要注意新流程懂得可行性分析與研究，對(duì)新流程收益做一下簡(jiǎn)單的分析，從而獲得收益性指標(biāo)。 3.流程優(yōu)化的第三步是優(yōu)化方案的細(xì)化以及調(diào)整，這一步驟是優(yōu)化設(shè)計(jì)的完善與總結(jié)，在優(yōu)化過程中也是必不可少的。在優(yōu)化方案細(xì)化和調(diào)整過程中，企業(yè)要進(jìn)行業(yè)務(wù)流程管理，實(shí)施計(jì)劃安排，保障體系調(diào)整能夠順利完成。方案完成之后要嘗試運(yùn)行一下，通過運(yùn)行從中找出問題，并對(duì)這些問題進(jìn)行整理。等到搜集整理完成之后，再最后進(jìn)行方案的完善和修改。 以上就是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的主要方法，由此可見，在流程優(yōu)化設(shè)計(jì)中要考慮的問題是很多的，只有經(jīng)過詳細(xì)周全的流程設(shè)計(jì)，企業(yè)的業(yè)務(wù)流程才能完全真正實(shí)施展開。業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，需要掌握一定的方法，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的效率如何與其優(yōu)化方法是密不可分的，這點(diǎn)大家要注意。

三、流程優(yōu)化的步驟

1、流程評(píng)估

本階段的主要功能是評(píng)估、分析、發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程存在的問題和不足，實(shí)現(xiàn)途徑包括績(jī)效評(píng)價(jià)、事故檢討、客戶反饋、檢查控制和學(xué)習(xí)研究等。

(1)績(jī)效評(píng)價(jià)：根據(jù)企業(yè)、部門的目標(biāo)績(jī)效完成情況，分析評(píng)估相關(guān)業(yè)務(wù)流程的質(zhì)量和運(yùn)作狀況。

(2)事故檢討：企業(yè)運(yùn)營過程中發(fā)生較嚴(yán)重的事故時(shí)，應(yīng)分析評(píng)估相關(guān)業(yè)務(wù)流程的質(zhì)量和運(yùn)作狀況。

(3)客戶反饋：流程客戶(包括直接、間接客戶和內(nèi)部、外部客戶)通過投訴、抱怨、調(diào)查反饋、消極反應(yīng)等方式傳遞意見時(shí)，應(yīng)分析評(píng)估相關(guān)業(yè)務(wù)流程的質(zhì)量和運(yùn)作狀況。

(4)檢查控制：主動(dòng)性地對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)流程的運(yùn)作狀況進(jìn)行定期或不定期的檢查以及管理部門在行使審核程序時(shí)，都可以分析評(píng)估業(yè)務(wù)流程的質(zhì)量和運(yùn)作狀況。

(5)學(xué)習(xí)研究：組織和個(gè)人在主動(dòng)的學(xué)習(xí)過程中，以及在做標(biāo)桿研究時(shí)，都可以對(duì)業(yè)務(wù)流程的質(zhì)量和運(yùn)作狀況進(jìn)行分析評(píng)估。

2、流程分析

本階段的主要功能是分析流程評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問題和改善機(jī)會(huì)，為后一步的改進(jìn)行動(dòng)提供指引，分析內(nèi)容包括性質(zhì)分析、原因分析、干系分析和實(shí)施分析。

(1)性質(zhì)分析：對(duì)流程評(píng)估中發(fā)現(xiàn)問題影響面和嚴(yán)重性進(jìn)行分析，判斷其類別和性質(zhì)。

(2)原因分析：分析探尋問題產(chǎn)生的原因機(jī)理和影響因素

(3)干系分析：分析存在問題及潛在的解決方案影響、涉及到哪些關(guān)聯(lián)方，對(duì)這些關(guān)聯(lián)方影響的程度及其可能的配合程度如何等。

(4)實(shí)施分析：分析對(duì)發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)的必要性、可能性、時(shí)間性和是否涉及關(guān)聯(lián)流程的同步優(yōu)化，即回答是否有必要改進(jìn)、是否能改進(jìn)、是否現(xiàn)在改進(jìn)、是否需要和關(guān)聯(lián)流程同時(shí)改進(jìn)幾個(gè)問題。

3、流程改進(jìn)

本階段主要功能是在上述分析基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程當(dāng)中發(fā)現(xiàn)的問題展開修改、補(bǔ)充、調(diào)整等改進(jìn)工作，研究方法包括訪談法、頭腦風(fēng)暴法、德爾菲法以及標(biāo)桿學(xué)習(xí)法。

(1)訪談法：與流程關(guān)聯(lián)方進(jìn)行直接的、開放式的當(dāng)面深度交流，獲取有益信息和解決建議。關(guān)聯(lián)方包括業(yè)務(wù)流程的客戶、供應(yīng)商、生產(chǎn)者和管理方等。

(2)頭腦風(fēng)暴法：由包括流程優(yōu)化人員和關(guān)聯(lián)方人員在內(nèi)的群體，采用頭腦風(fēng)暴法集思廣益、群策群力、互啟互動(dòng)，獲取開創(chuàng)性的解決建議。

(3)德爾菲法：選擇相關(guān)專業(yè)人士，通過獨(dú)立的專家意見表述和背對(duì)背辯論，獲取專業(yè)性的獨(dú)立解決方案。

(4)標(biāo)桿學(xué)習(xí)法：尋找和研究同行業(yè)或跨行業(yè)一流企業(yè)的最佳實(shí)踐，通過比較、分析和判斷，尋求自身改進(jìn)的可行性方案。

4、流程實(shí)施

本階段的主要功能是在對(duì)業(yè)務(wù)流程修訂改進(jìn)后，付諸于實(shí)際操作運(yùn)行，主要實(shí)施步驟有簽署發(fā)布、宣傳培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和檢查控制。

(1)簽署發(fā)布：對(duì)改進(jìn)后的新流程完成審批后予以確認(rèn)發(fā)布。

(2)宣傳培訓(xùn)：實(shí)際上是新流程在企業(yè)內(nèi)部的營銷推廣，使相關(guān)各方理解、接受并實(shí)際操作使用新流程。

(3)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)：通過深入現(xiàn)場(chǎng)親自監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)以保障新流程的正確實(shí)施。

(4)檢查控制：對(duì)新流程試運(yùn)行過程中執(zhí)行情況和實(shí)施效果進(jìn)行檢查、監(jiān)督、糾正，評(píng)估流程改進(jìn)效果，如出現(xiàn)異常及時(shí)組織調(diào)整;試運(yùn)行成熟后使之在操作中成型固化

四、如何進(jìn)一步優(yōu)化公司內(nèi)部業(yè)務(wù)流程,提高工作效率。

先要能繪制出企業(yè)業(yè)務(wù)流程圖，之后找出不增值部分，對(duì)不增值不能起輔助的作用的流程刪減或削弱，繪制出企業(yè)價(jià)值流程圖之后，對(duì)流程節(jié)點(diǎn)，作相應(yīng)分析，提高節(jié)點(diǎn)流動(dòng)速度，比如采購，如何快速采購滿足企業(yè)需要的產(chǎn)品（價(jià)格、質(zhì)量、交貨期），比較分析后，需要建立供應(yīng)商信用檔案，對(duì)他們的產(chǎn)品的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期進(jìn)行綜合分析，方便采購。

采用這樣的方法對(duì)各個(gè)節(jié)點(diǎn)優(yōu)化，頭腦風(fēng)暴相處解決問題方法，工作效率自然就提高了。

以上就是關(guān)于如何優(yōu)化工作流程的行動(dòng)計(jì)劃相關(guān)問題的回答。希望能幫到你，如有更多相關(guān)問題，您也可以聯(lián)系我們的客服進(jìn)行咨詢，客服也會(huì)為您講解更多精彩的知識(shí)和內(nèi)容。

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