會議服務(wù)流程及標(biāo)準(zhǔn)（會議服務(wù)的主要內(nèi)容）

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于會議服務(wù)流程及標(biāo)準(zhǔn)的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

• 1、會議流程要怎么寫？

• 2、求一份具體的會議流程安排

• 3、酒店會議服務(wù)禮儀的特點(diǎn)

• 4、什么是會議服務(wù)？會議服務(wù)是什么？會議服務(wù)干什么？

一、會議流程要怎么寫？

1、邀請與會者

(1)考慮與會者在一個(gè)小組中如何工作。

(2)排定會議時(shí)間要考慮旅行時(shí)間。

(3)如果有人不能出席，就重新安排會議。

(4)議程的每個(gè)項(xiàng)目旁列出發(fā)言者的姓名。

2、編排議程

避免在情緒低落時(shí)段開會。

保證將議程的任何改變都通知會議主席。

議程應(yīng)盡可能簡短，試將議程限于一頁紙。

盡早討論最重要的問題，此時(shí)與會者最精神。

3、構(gòu)想議程

議程應(yīng)包括會議日期、時(shí)間、地點(diǎn)和目的等細(xì)節(jié)。

目的明確。

全體與會者需要確切知道會議對他們的要求。

把類似的議題放在一起，分配給每一項(xiàng)議程的時(shí)間應(yīng)體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序。

無人會介意提早結(jié)束會議，但是會議超過預(yù)定時(shí)間會令人不快。

4、分發(fā)議程（議程草案和最終議程）

決定需要在會上提出的問題。

將議程初稿發(fā)給全體與會者，征求他們關(guān)于項(xiàng)目的建議。

將建議匯總到下一草案中。

重新在全體與會者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。

5、確定地點(diǎn)

不同類型的會議需要不同的會議場所，正確選擇會議場所才能達(dá)到最佳的會議效果。

6、安排座位

會議的管理者應(yīng)該根據(jù)不同的會議目的采取不同的座位安排方式。

一對一形式。這種安排座位的形式適用于小型會議。

在召開正式會議的時(shí)候，會議安排者應(yīng)該根據(jù)與會者的級別和商務(wù)禮儀的規(guī)范分別安排就座。例如，如果會議室的桌子是長條型的，那么短邊最靠里的位置是最尊貴的位置，應(yīng)該把最重要的與會者安排在此位置上。一般會讓老總坐在這個(gè)位置上，秘書一定要安排在老總的右手邊。

運(yùn)用策略安排座位

會議主席的位置決定了其他座位的意義。一個(gè)會議里往往會有幾種人，有支持者，有反對者，還有觀望者。合理安排這三種人的座位，可以幫助達(dá)到會議的目的。

對于有爭議的會議，盡量避免安排觀點(diǎn)相反和觀點(diǎn)相近的人相鄰而座，還可根據(jù)你了解和分析的與會人對所要討論問題的觀點(diǎn)規(guī)劃座位。此外，與與會者會議中的目光接觸也很重要，誰與誰會進(jìn)行正面目光接觸，就相應(yīng)安排他們相對而坐。

7、會議用品

會前應(yīng)檢查會議場所相關(guān)用品是否準(zhǔn)備妥當(dāng)，它們包括：

茶具；休息室、吸煙處；停車位；資料；通訊設(shè)備；書寫用品

參考資料來源：百度百科-會議的流程管理

二、求一份具體的會議流程安排

會議流程一般如下：第一、確定會議主題第二、確定會議具體內(nèi)容第三、確定參會人員第四、確定會議時(shí)間第五、確定會議地點(diǎn)我們要按照會議人數(shù)和時(shí)間，安排會議室，既要滿足大小需求，又不能和其他活動沖突。第六、下發(fā)會議通知將以上內(nèi)容按照通知撰寫格式，就可以寫成一個(gè)會議通知了。當(dāng)然會議通知還要加上一些要求和說明，例如關(guān)于請假或者關(guān)于著裝等。第七、會前準(zhǔn)備按照時(shí)間，準(zhǔn)備各項(xiàng)會議材料，包括安排人員撰寫、印刷。確定參會人員的行程，是否能夠按時(shí)到會。準(zhǔn)備桌簽，安排桌次，并形成會議指南。擺放茶水、紙筆等。第八、召開會議會議一般由主持人主持，按照秩序發(fā)言，討論，記錄員做好記錄。注意提前準(zhǔn)備好主持詞，并擺放到位。辦好一個(gè)會議的基本流程第九、結(jié)束會議會議結(jié)束后，要回收相關(guān)資料，恢復(fù)會議室，結(jié)算費(fèi)用，并由相關(guān)人員形成會議紀(jì)要，安排工作跟蹤。整個(gè)會議結(jié)束。

三、酒店會議服務(wù)禮儀的特點(diǎn)

酒店會議服務(wù)禮儀是酒店會議服務(wù)人員在會議上服務(wù)客戶的一種 方法 ，酒店會議服務(wù)禮儀一般是客戶在酒店開會員工的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，目的是對會議服務(wù)人員行為有規(guī)范，給客戶一個(gè)良好的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，讓客戶有一個(gè)好心情，給客戶留下一個(gè)好印象。那么，大家知道酒店會議服務(wù)禮儀有什么特點(diǎn)嗎？以下是我為大家整理的關(guān)于酒店會議服務(wù)禮儀的特點(diǎn)，供大家參考!

一、酒店會議服務(wù)禮儀的特點(diǎn)

(一)規(guī)范性

1、布置規(guī)范：具體體現(xiàn)在座次擺放、鮮花擺放、便箋擺放、茶杯擺放等方面均應(yīng)按禮儀規(guī)范布置，體現(xiàn)禮賓次序及會議檔次。

2、程序規(guī)范：具體體現(xiàn)為會議服務(wù)的各項(xiàng)程序、流程都是事先確定、事先計(jì)劃的，重要的部分還要通過主辦方反復(fù)審核。接待服務(wù)中，對禮儀服務(wù)人員應(yīng)進(jìn)行分工。接站、簽到、引領(lǐng)等各個(gè)環(huán)節(jié)都有規(guī)范安排，并根據(jù) 經(jīng)驗(yàn) 以及主辦方的要求提供了相應(yīng)的預(yù)案。這樣才能做到會議服務(wù)中忙而不亂。

(二)靈活性

1、會議服務(wù)雖是按計(jì)劃進(jìn)行，各項(xiàng)流程都有條不紊，但也會常常出現(xiàn)一些突發(fā)情況：如臨時(shí)有電話或有事相告參會人員，工作人員應(yīng)走到其人身邊，輕聲轉(zhuǎn)告;如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知、避免工作人員在臺上頻繁走動和耳語而分散他人注意力，影響會議效果;若會場上因工作不當(dāng)發(fā)生差錯(cuò)，工作人員應(yīng)不動聲色，盡快處理，不能驚動其他人，更不能慌慌張張、來回奔跑以免影響會議氣氛和正常秩序。

2、注意調(diào)整會議室的溫度、濕度，創(chuàng)造一個(gè)舒適的環(huán)境。會議廳中的溫度，夏天一般宜控制在24℃一25℃，冬天在20℃一22℃之間為宜。

(三)時(shí)間性

1、一般會議的時(shí)間性很強(qiáng)，都強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。由此制定的服務(wù)方案也應(yīng)體現(xiàn)出這樣的特點(diǎn)。以時(shí)間段來劃分接待方案，保證專人定時(shí)服務(wù)到位。

2、一方面強(qiáng)調(diào)會議的時(shí)間性，一方面又要對會議的延時(shí)、會議的改期做各種相應(yīng)的預(yù)案;與此同時(shí)，會議前的準(zhǔn)備工作也應(yīng)根據(jù)時(shí)間計(jì)劃準(zhǔn)時(shí)優(yōu)質(zhì)完成，如會議資料的準(zhǔn)備、會議場所的布置、會議設(shè)備的調(diào)試等。如果該完成的時(shí)間內(nèi)沒有完成，則勢必給會議服務(wù)工作帶來不便。

二、酒店會議服務(wù)禮儀流程

1.會前準(zhǔn)備工作

會前準(zhǔn)備是工作中的重要環(huán)節(jié)，目的在于使會議服務(wù)人員做好充分的思想準(zhǔn)備和完善的物質(zhì)準(zhǔn)備。

(1)了解會議基本情況。服務(wù)員接到召開會議的通知單后，首先要拳握以下情況：出席會議的人數(shù);會議類型、名稱;主辦單位;會議日程安排;會議的賓主身份;會議標(biāo)準(zhǔn);會議的特殊要求及與會者的風(fēng)俗習(xí)慣。

(2)調(diào)配人員、分工負(fù)責(zé)。會前，主管人員或經(jīng)理要向參加會議服務(wù)的所有人員介紹會議基本愔況，說明服務(wù)中的要求和注意軎項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。使所有服務(wù)員都清楚地知道工作的整睞安排和自己所負(fù)責(zé)的工作，按照分工，各自進(jìn)行準(zhǔn)備工作。

2.會議服務(wù)程序

會議開始前30分鐘，服務(wù)員要各就其位準(zhǔn)備迎接會議賓客。如果與會者是住在本旅店的客人，只需在會議室 入口處設(shè)迎賓員;如果與會者不在此住宿，還應(yīng)在本店大廳門口處設(shè)迎賓員歡迎賓客，并為客人引路。

(1)賓客到來時(shí)，服務(wù)員要精神飽滿、熱情禮貌地站在會議廳(室)的入口處迎接客人配合會務(wù)組人員的 工作，請賓客簽到、發(fā)放資料、引領(lǐng)賓客就坐。然后送上香巾、荼水。

(2)會議進(jìn)行中間適時(shí)續(xù)水。服務(wù)動作要輕、穩(wěn)，按上荼服務(wù)規(guī)范進(jìn)行。

(3)會議過程中，服務(wù)員要精神集中，注意觀察與會者有無服務(wù)要求。

(4)會議如設(shè)有主席臺，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)主席臺的服務(wù)。在主講人發(fā)言時(shí)，服務(wù)員要隨時(shí)為其添茶續(xù)水、送香巾等。

(5)會議結(jié)束時(shí)，服務(wù)員要及時(shí)提醒客人帶好自己的東西。

3.用餐時(shí)員工服務(wù)禮儀

客人用餐時(shí)先要向客人表示間候，把餐單遞送給客人，請求客人點(diǎn)餐。

客人點(diǎn)餐時(shí)要主動介紹酒店的特色食物和飲品

4.會議結(jié)束

(1)賓客全部離開會場后，服務(wù)員要檢査會場有無客人造忘的物品。如發(fā)現(xiàn)賓客的遺留物品要及時(shí)與會務(wù)組 聯(lián)系，盡快轉(zhuǎn)交失主。

(2)漼理會場要不留死角，特別留意有無未煩滅的煙頭，避免留下軎故隱患。

(3)清掃衛(wèi)生，桌椅歸位，敝下會議所用之物，分類碼砍整齊。關(guān)閉電源、關(guān)好□窗，再巡視一遍，確認(rèn)無 誤后撤出鎖門。

4.服務(wù)中的注意軎項(xiàng)

(1)如賓客表示會議期間不用服務(wù)時(shí)，服務(wù)員要在會場外面值班，以備客人需要代辦其他事務(wù)。

(2)會議進(jìn)行中，如果有電話找人，服務(wù)員應(yīng)間清被找人的單位、姓名，然后很有禮貌地通知被找客人，如果不認(rèn)識要找的人，應(yīng)通過會務(wù)組人員去找。絕不可以在會場高喊賓客姓名。

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四、什么是會議服務(wù)？會議服務(wù)是什么？會議服務(wù)干什么？

會議服務(wù)是指會場有一些從事現(xiàn)場服務(wù)的工作人員，通常被稱為“會議官員”（conference officers）。這些人員要通曉外語，熟悉國際會議的程序，一般都經(jīng)過培訓(xùn)。他（她）們似乎做的都是一些具體服務(wù)工作，但卻是保證會議順利進(jìn)行不可缺少的環(huán)節(jié)。國際機(jī)構(gòu)的常設(shè)秘書處還設(shè)有專門負(fù)責(zé)會議服務(wù)（conference service）的部門，對會議官員有一整套嚴(yán)格的要求。

目錄

服務(wù)的范圍服務(wù)的流程工作的程序會議服務(wù)禮儀編輯本段服務(wù)的范圍一、會議開始前，負(fù)責(zé)與會人員的注冊登記，包括簽到和領(lǐng)取代表證件、會議文件及紀(jì)念品等；二、每次會議開始前，在進(jìn)門處檢查與會人員證件；會議開始后，將攝影、文字及攝像記者請出會議廳室，將會議廳室的大門關(guān)上；三、迎接嘉賓，引導(dǎo)代表等至指定席位；四、記錄會議的進(jìn)行過程及代表的發(fā)言內(nèi)容；五、對要求發(fā)言的代表進(jìn)行登記，及時(shí)將名單按報(bào)名先后順序送交會議主持人或會議秘書。注意記錄下代表的姓名，所代表的國家或機(jī)構(gòu)及發(fā)言順序的先后要求。有的代表要求靠前安排發(fā)言時(shí)間，有的要求靠后，有的要求居中，有的不提要求。六、在場內(nèi)分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發(fā)言稿通常在該代表發(fā)言期間分發(fā)，如稿件未到，可在主持人發(fā)言小結(jié)時(shí)分發(fā)，或在下次會議開始前分發(fā)。為保證記錄的準(zhǔn)確性，如代表系臨時(shí)發(fā)言且有手稿，可在其發(fā)言后向其暫借，復(fù)制后隨即退還；七、隨時(shí)準(zhǔn)備提供必要的會議文件及有關(guān)資料，供討論時(shí)參閱；八、每次會議開始前檢查燈光、室溫、衛(wèi)生、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、（主持人用）木槌、投影設(shè)備等是否均已符合要求；九、接聽緊急電話并通知所要求的通話人。會議廳室內(nèi)的電話機(jī)通常只閃光而無鈴聲。秘書接話應(yīng)輕聲。其他人員應(yīng)在會議廳室外的分機(jī)接話，以免干擾會場。十、會議服務(wù)負(fù)責(zé)人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛(wèi)、電工等是否均已到位；各種設(shè)施如電力、空調(diào)、音響、通風(fēng)、同聲傳譯等是否均已通暢待用。十一、會議服務(wù)流程編輯本段服務(wù)的流程一般而言，作為專業(yè)的會議服務(wù)公司，對于會議服務(wù)流程的把握應(yīng)該更專業(yè)更到位，會議服務(wù)流程大多經(jīng)過以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：1、策劃 作為專業(yè)的會展代理公司，我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點(diǎn)子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、招展企劃、會議回執(zhí)等等。2、咨詢 在此階段，我們將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出自己的預(yù)案供選擇——譬如在預(yù)算范圍內(nèi)最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會展交通流程、接待流程等。3、考察 如果您認(rèn)為溝通后可以相信我們，那么我們可以進(jìn)入這個(gè)階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频?、會議場地、環(huán)境、交通車輛及會展設(shè)備細(xì)節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)流程、推進(jìn)計(jì)劃、服務(wù)價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。4、確定 這個(gè)時(shí)間需要的是耐心與細(xì)致——我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細(xì)化，然后以書面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。5、執(zhí)行 嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計(jì)劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時(shí)的不合，以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時(shí)決定雙方簽字負(fù)責(zé)人，所有臨時(shí)往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。6、結(jié)算 雙方財(cái)務(wù)人員認(rèn)真核對各類單據(jù)，嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。編輯本段工作的程序1、領(lǐng)受任務(wù)：會議名稱→會議性質(zhì)→與會人數(shù)→會議期限→會議休息時(shí)間表→會議活動范圍 →準(zhǔn)備內(nèi)容 →注意事項(xiàng)。2、會前準(zhǔn)備：會標(biāo)→音響→主席臺→茶具飲品→登記臺→簽到薄→休息安排→服務(wù)員配備→會場清潔 →接手紀(jì)念品、禮品（發(fā)放）→會場指示牌 →禮儀演習(xí)彩排3、會前檢查根據(jù)表格列項(xiàng)檢查、設(shè)備設(shè)施、會議物品4、引領(lǐng)登記：準(zhǔn)備大廳指示牌→引領(lǐng)員→電梯引領(lǐng)員→會場引領(lǐng)員→指示牌→登記根據(jù)請柬、門票等發(fā)放紀(jì)念品5、會場服務(wù)：主席臺香巾、飲品服務(wù)、果盤、會場貴賓飲品、香檳服務(wù)→會場秩序維持服務(wù)（清理閑雜人員）→清潔服務(wù)→委托代辦服務(wù)→出會場的引領(lǐng)服務(wù)（先生，請問需要幫助嗎）→應(yīng)急情況處理（火災(zāi)疏散、禁坐電梯、失竊、當(dāng)事人詢問筆錄、相關(guān)人詢問筆錄、停電、溢水、電梯停機(jī)、急癥救護(hù)）6、會后清理：撤會議物品→桌椅→餐具→清理與會人員遺留物并登記→清潔會場→撤出帶入會場物品→查對清理紀(jì)念品、禮品→檢查清理情況→關(guān)閉動力電器設(shè)備→服務(wù)人員撤出，鎖閉會議廳7、匯報(bào)總結(jié)：向主辦方主辦人員匯報(bào)會議情況，遺留物品，剩余禮品，征求意見，說明情況→會后總結(jié)專題會（部門經(jīng)理，會議服務(wù)人員參加）編輯本段會議服務(wù)禮儀一、 服務(wù)人員（一） 儀容儀表1、 著裝統(tǒng)一整潔，佩帶服務(wù)標(biāo)志，不穿拖鞋、響釘鞋。2、 服務(wù)人員長發(fā)不遮眼，后發(fā)不披肩。要求化淡裝，不濃妝艷抹，不佩帶首飾。3、 坐站規(guī)范端莊，不翹腿。（二） 語言1、 語調(diào)溫和親切，音量適中，普通話規(guī)范。2、 語言文明禮貌，適時(shí)運(yùn)用“您好”、“您請用”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“沒關(guān)系”等禮貌用語。3、 對服務(wù)對象主動打招呼，不漫不經(jīng)心，不粗言粗語，不大聲喧嘩。（三） 態(tài)度1、 敬業(yè)、勤業(yè)、樂業(yè)，精神飽滿，彬彬有禮。2、 微笑服務(wù)，態(tài)度誠懇、熱情、周到。3、 工作差錯(cuò)失誤及時(shí)糾正并當(dāng)面賠禮道歉。4、 解釋問題有禮有節(jié)。5、 想服務(wù)對象之所想，急服務(wù)對象之所急，盡服務(wù)對象之所需。（四） 紀(jì)律1、 上班前不飲酒，不吃異味食品。2、 不準(zhǔn)擅自脫崗、漏崗，不在服務(wù)場所使用電話。3、 服務(wù)過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。4、 嚴(yán)格遵守職業(yè)道德。（五）服務(wù)衛(wèi)生1、 工作服固定，整潔干凈。2、 定期體檢，健康合格，持證上崗。3、 勤理發(fā)洗手，勤修指甲。4、 用品、用具分類保管,及時(shí)清洗、消毒，擺放整齊；領(lǐng)導(dǎo)房間的床上用品要及時(shí)更換、清洗。二、會前服務(wù)（一）根據(jù)會議主辦單位的要求，明確會議服務(wù)要求，并提前落實(shí)會議場所及會場主席臺、發(fā)言席、話筒、簽到席、橫幅（會標(biāo)）、背景音樂、鮮花擺放、領(lǐng)導(dǎo)休息室等，并提前檢測、檢查音響、話筒等設(shè)備及會議各項(xiàng)要求的落實(shí)情況。（二）及時(shí)做好會場衛(wèi)生，整理打掃桌面、抽屜、座椅、地面、門窗等，檢查服務(wù)箱用品、面巾紙、洗手液配備情況。（三）在會場入口醒目位置安放會議指示牌，室內(nèi)座位牌擺放整齊。（四）會議服務(wù)人員應(yīng)提前1小時(shí)進(jìn)入會場，檢查會場整體效果，確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作到位，并備好茶水，打開音響。播放輕音樂，同時(shí)打開安全門、照明燈及通道門，做好引導(dǎo)工作。如需使用空調(diào)，提前半小時(shí)開啟。三、會中服務(wù)（一）會議服務(wù)人員在與會人員入場前，應(yīng)站立在會議廳門口兩側(cè)，有禮貌地向賓客點(diǎn)頭致意，并說“早上（上午、下午、晚上）好”或“歡迎光臨”等文明用語。同時(shí)對已入座的客人，及時(shí)遞上茶水、濕巾，茶水量一般控制在8分。上茶水時(shí)應(yīng)遵循從左至右的原則，從賓客翼側(cè)依次加水，原則上每20分鐘添加茶水一次。（二）會議服務(wù)人員時(shí)刻注意觀察和隨聽音響設(shè)備運(yùn)行狀況。注意會場情況及室內(nèi)溫度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告和處理。四、會后服務(wù)（一）會議結(jié)束時(shí)，服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)打開通道門，站立兩側(cè)，禮貌送客，向客人微笑點(diǎn)頭，并說“慢走、再見”。會后及時(shí)做好會場清理工作。若發(fā)現(xiàn)客人遺留物品迅速與有關(guān)單位聯(lián)系。（二）會議服務(wù)結(jié)束后，服務(wù)主管人員應(yīng)主動及時(shí)填寫《會議服務(wù)意見單》征求會議主辦單位的意見，以總結(jié)工作，改進(jìn)服務(wù)，意見單計(jì)入年終考核范圍。（三）嚴(yán)格做好保密工作，不詢問、議論、外傳會議內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)講話內(nèi)容，不帶無關(guān)人員進(jìn)入工作間。

以上就是小編對于會議服務(wù)流程及標(biāo)準(zhǔn)問題和相關(guān)問題的解答了，如有更多相關(guān)問題，可撥打網(wǎng)站上的電話，或添加微信。

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