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國發(fā)文件格式（新國發(fā)2號文件原文）

發(fā)布時間：2023-04-24 14:12:05 稿源：創(chuàng)意嶺閱讀： 53

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公文的格式規(guī)范是什么樣的？

國發(fā)文件格式（新國發(fā)2號文件原文）

公文的格式規(guī)范是什么樣的？

公文的含義 x0dx0ax0dx0a公文──就是公務(wù)文書。指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在處理各種事務(wù)中形成的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種書面材料，或稱文件。 x0dx0ax0dx0a公文的特征 x0dx0ax0dx0a一、有鮮明的政治性。 x0dx0ax0dx0a二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的組織。 x0dx0ax0dx0a三、有法定的權(quán)威和特定的格式。作為機關(guān)的喉舌，公文可以代表機關(guān)發(fā)言代表制發(fā)機關(guān)的法定權(quán)威。因此，制發(fā)公文必須統(tǒng)一格式，不能各行其是。 x0dx0ax0dx0a四、有現(xiàn)實的效用。 x0dx0ax0dx0a公文的作用 x0dx0ax0dx0a一、有上傳下達、互通情報的作用。 x0dx0ax0dx0a二、有工作依據(jù)和憑證的作用。 x0dx0ax0dx0a三、有宣傳教育的作用。 x0dx0ax0dx0a四、有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用。 x0dx0ax0dx0a公文的格式 x0dx0ax0dx0a公文的格式一般包括：標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)（或機關(guān)用章）、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。 x0dx0ax0dx0a一、標題。公文標題由發(fā)文機關(guān)、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題“三要素”。如：《延華集團董事局關(guān)于表彰1997年度先進工作者的通知》這一文件標題中，“延華集團董事局”是發(fā)文機關(guān)，“關(guān)于表彰1997年度先進工作者”是發(fā)文事由，“通知”是公文種類。公文標題應(yīng)當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。公文標題的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。 x0dx0ax0dx0a二、主送機關(guān)。上級機關(guān)對下級機關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機關(guān)都是受文機關(guān)，也就是發(fā)文的主送機關(guān)；下級機關(guān)向上級機關(guān)報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時報送另一機關(guān)，可彩抄報形式。主送機關(guān)一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。 x0dx0ax0dx0a三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準確地傳達發(fā)文機關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應(yīng)當一文一事，不要一文數(shù)事。 x0dx0ax0dx0a四、發(fā)文機關(guān)。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機關(guān)一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發(fā)文機關(guān)。機關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機關(guān)對公文生效的憑證。 x0dx0ax0dx0a五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關(guān)的下面并稍向右錯開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準。 x0dx0ax0dx0a六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事任免通知”，“財務(wù) 管理規(guī)定”等，詞組之間不使用標點符號，用醒目的黑體字標出，以便分類歸檔。 x0dx0ax0dx0a七、抄報、抄送單位，是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。送往單位是上級機關(guān)列為抄報，是平級或下級機關(guān)列為抄送。抄報、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報抄送單位、印刷機關(guān)和印發(fā)時間，一般均用上下兩條線隔開，主題詞印在第一條線上，文件份數(shù)印在第二條線下。 x0dx0ax0dx0a八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關(guān)）文件”，下面加一條紅線（黨的機關(guān)在紅線中加一五角星）襯托。 x0dx0ax0dx0a九、公文編號。一般包括機關(guān)代字、年號、順序號。如：“國發(fā)[1997]5號”，代表的是***一九九七年第五號發(fā)文?！皣l(fā)”是***的代字，“[1997]”是年號，（年號要使用方括號“[ ]”），“5號”是發(fā)文順序號。幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機關(guān)的發(fā)文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標題下的右側(cè)方。編號的作用：在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。 x0dx0ax0dx0a十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。 x0dx0ax0dx0a十一、機密等級。機密公文應(yīng)根據(jù)機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機密程度來劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數(shù)編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。 x0dx0ax0dx0a十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。 x0dx0ax0dx0a十三、閱讀范圍，根據(jù)工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團級）”。行政*、*務(wù)性的非機密性公文，下級機關(guān)對上級機關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。 x0dx0ax0dx0a十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng)當在正文之后、發(fā)文機關(guān)之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。 x0dx0ax0dx0a十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫。公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。 x0dx0ax0dx0a公文的行文關(guān)系 x0dx0ax0dx0a行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的關(guān)系。注意： x0dx0ax0dx0a一、下級機關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級行文。 x0dx0ax0dx0a二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機關(guān)之間，應(yīng)當使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如請示、報告等），更不能使用下行文（如命令、指示、決定等）。 x0dx0ax0dx0a三、要分清主送機關(guān)和抄送機關(guān)。向上級的請示，不要同時抄送下級機關(guān)；向下級機關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級機關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級機關(guān)的請示，應(yīng)當根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關(guān)和抄報機關(guān)，由主送機關(guān)負責(zé)答復(fù)所請求的問題；上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文時，應(yīng)當抄送另一個上級機關(guān)。 x0dx0ax0dx0a四、要注意黨政不分的現(xiàn)象。黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應(yīng)以政府名義行文；凡屬黨委方面的工作，應(yīng)以黨委名義行文。 x0dx0ax0dx0a公文寫作的基本要求 x0dx0ax0dx0a不同種類的公文，有著不同的具體要求和寫作方法，但是，不論哪一種類的公文，都必須做到以下同點： x0dx0ax0dx0a一、要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機關(guān)的有關(guān)規(guī)定。 x0dx0ax0dx0a二、要符合客觀實際，符合工作規(guī)律。 x0dx0ax0dx0a三、公文的撰寫和修改必須及時、迅速，反對拖拉、積壓。 x0dx0ax0dx0a四、詞章必須準確、嚴密、鮮明、生動。注意幾點：（一）條理要清楚。公文內(nèi)容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。（二）文字要精煉，篇幅要簡短。（三）遣詞用句要準確。公文要講究提法、分寸，措詞用語要準確地反映客觀實際，做到文如其事，恰如其分。（四）論理要合符邏輯。公文的觀點要明確，概念要準確，切忌模棱兩可，含糊其詞，產(chǎn)生岐義，耽誤工作。（五）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語，對涉及一些平時用簡稱的單位應(yīng)使用全稱。。（六）正確使用標點符號。（七）正確使用順序號[ 一、（一）、1、（1）]。 x0dx0ax0dx0a五、要符合保密制度的要求。 x0dx0ax0dx0a公文的種類 x0dx0ax0dx0a公文的種類簡稱文種。一九八一年二月，***辦公廳發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法》將國家行政機關(guān)的公文歸納為九類十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請求、批復(fù)、函。這些文種近視眼行文關(guān)系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文： x0dx0ax0dx0a上行文──下級機關(guān)向所屬上級機關(guān)的發(fā)文，如請求、報告。 x0dx0ax0dx0a平行文──平行機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間的發(fā)文，如通知、函。 x0dx0ax0dx0a下行文──上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)的發(fā)文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、批復(fù)等。 x0dx0ax0dx0a延華集團和各成員企業(yè)使用頻率較高的文種只有請示、報告、通知、通報、函五種。 x0dx0ax0dx0a請示和報告 x0dx0ax0dx0a一、請示。請示是向主管上級機關(guān)請求對某項工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準時所使用的公文。請示與報告的區(qū)別：請示是要求上級機關(guān)給予答復(fù)的文件，而報告則是不要求答復(fù)的文件。 x0dx0ax0dx0a（一）什么事情應(yīng)該請示？ x0dx0ax0dx0a一般而言，凡向上級請示的問題，應(yīng)屬于以下幾種情況： x0dx0ax0dx0a1、屬于主管上級單位明確規(guī)定必須請示批準才能辦理的事項。 x0dx0ax0dx0a2、對現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級單位明確答復(fù)才能辦理的事項。 x0dx0ax0dx0a3、工作中發(fā)生了新情況，而無章可循，有等上級明確指示才能辦理的事項。 x0dx0ax0dx0a4、因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級重新指示才能辦理的事項。 x0dx0ax0dx0a5、因意見分岐，無法統(tǒng)一，難于工作，有待上級裁決才能辦理的事項。 x0dx0ax0dx0a6、有章可循，有法可依，可以開展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請示上級審核的事項。 x0dx0ax0dx0a7、按上級明文規(guī)定，完成一個任務(wù)，需報請上級審核的有關(guān)事項。 x0dx0ax0dx0a（二）撰寫請示需掌握的三個要領(lǐng)： x0dx0ax0dx0a1、詳細、準確地寫明請示事由。不僅應(yīng)在標題上寫清，還要在在正文里寫明請示什么問題，為什么要向上級請求。請示事項要專題專文，以便上級及時答復(fù)。 x0dx0ax0dx0a2、明確提出本單位對解決這一問題的意見，供上級參考。意見要寫得有理有據(jù)，必要時可引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見分岐，要分別陳述不同意見的內(nèi)容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級權(quán)衡、批復(fù)。 x0dx0ax0dx0a3、具體提出對上級的要求。包括希望按某個最佳方案批示；由于時間限制，或事態(tài)嚴重，希望上級盡快答復(fù)，甚至務(wù)請在什么時限內(nèi)答復(fù)；提請上級批復(fù)時需要注意或強調(diào)的問題，否則可能引起什么不良后果；在上級正式批復(fù)前，建議上級同意暫先按什么原則進行工作；等等。向上級提出上述要求的目的，是為了得到上級及時、準確的批復(fù)，但行文中切勿使用要挾的言辭。 x0dx0ax0dx0a二、報告。報告是陳述性文件。它的種類很多，按內(nèi)容可分為專題報告、綜合報告、總結(jié)報告；按時間可分為年度報告、季度報告、月份報告和工作進程報告等。 x0dx0ax0dx0a為了陳述清楚，報告的擬寫方式一般可分為四個部分：一、情況；二、經(jīng)驗；三、問題；四、今后意見。如果屬于自我批評、工作反省的專題報告，也可分為四個部分：一、情況；二、原因；三、責(zé)任；四、處理情況和意見。 x0dx0ax0dx0a通知 x0dx0ax0dx0a通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但也不能因為通知便于使用而濫用通知。 x0dx0ax0dx0a通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。 x0dx0ax0dx0a一、一般性通知。在上級機關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級機關(guān)知道或辦理時，如：慶祝某個節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷某個機構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯，請下級機關(guān)報送有關(guān)材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。 x0dx0ax0dx0a二、會議通知。上級機關(guān)要召開比較重要的會議時，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位，這就是會議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項交待不清，丟三拉四，就可能影響會議的按時召開和正常進行。 x0dx0ax0dx0a三、任免通知。上能機關(guān)在任免下級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級機關(guān)的有關(guān)任免事項需要下級機關(guān)知道時要發(fā)任免通知。這種通知的寫法比較簡單，一般只要寫清楚決定任免的時間、機關(guān)、會議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。 x0dx0ax0dx0a不論哪種類型的通知，都應(yīng)該注意以下幾點： x0dx0ax0dx0a一、通知一般都要有一個符合標題“三要素”（即發(fā)文機關(guān)、事由、文種）的標題，使人一看標題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機關(guān)簡單地使用“通知”作標題，這是不確切的，應(yīng)盡量避免，更不應(yīng)提倡。 x0dx0ax0dx0a二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當?shù)摹?x0dx0ax0dx0a三、如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見的“緊急通知”。 x0dx0ax0dx0a通報 x0dx0ax0dx0a通報是把工作情況、經(jīng)驗教訓(xùn)、好壞典型事例等，通知所屬下級單位的文件。 x0dx0ax0dx0a通報的作用在于溝通消息，互通情報，使有關(guān)單位和組織了解工作的進程，樹立全局思想，安排自己的工作；或使其學(xué)習(xí)他地、他人的經(jīng)驗，見賢思齊，推動自己的工作；或使其記取他地、他人的教訓(xùn)，引以為戒，警惕類似問題的發(fā)生。因此，撰寫此類公文，要放眼全局，拿準所通報內(nèi)容的普遍意義。要事實準確，把時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書寫清楚。要目的明確，對其原因、影響、經(jīng)驗、教訓(xùn)進行科學(xué)地總結(jié)，使人得到教益。 x0dx0ax0dx0a通報采用敘事的寫法，總的要求：敘事清楚，簡明扼要。 x0dx0ax0dx0a函 x0dx0ax0dx0a函，即信；公函即公務(wù)信件。它是上下級和平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規(guī)定的嚴格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標題，因此用起來極為簡便。 x0dx0ax0dx0a公函大體有以下幾種用法： x0dx0ax0dx0a一、下級機關(guān)向上級機關(guān)詢問一般事宜，或上級機關(guān)答復(fù)或催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜。 x0dx0ax0dx0a二、平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間商洽有關(guān)事宜， x0dx0ax0dx0a三、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關(guān)報送某項材料或統(tǒng)計某些數(shù)字等時，也常用公函。 x0dx0ax0dx0a四、向上級機關(guān)請示較小事宜也常用函。 x0dx0ax0dx0a函件采用書寫、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。 x0dx0ax0dx0a機關(guān)公文的制發(fā)程序 x0dx0ax0dx0a凡以機關(guān)名義制發(fā)的各類文件，均須按以下程序處理： x0dx0ax0dx0a制發(fā)文件單位擬稿 x0dx0ax0dx0a送機關(guān)辦公室核稿 x0dx0ax0dx0a呈領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā) x0dx0ax0dx0a機要員登記編號 x0dx0ax0dx0a打字校對付印裝訂 x0dx0ax0dx0a機要員用印留存 x0dx0ax0dx0a發(fā)文單位發(fā)出文件 x0dx0ax0dx0a1998年1月22日 x0dx0ax0dx0a辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì) x0dx0ax0dx0a無論什么機關(guān)的辦公室主任，都是那個機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的耳目、參謀和助手。一個稱職的辦公室主任，應(yīng)該具備以下素質(zhì)： x0dx0ax0dx0a一、具有正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的理解能力。領(lǐng)導(dǎo)的意見、指示一般都是通過辦公室主任上傳下達的。因此辦公室主任必須要正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，以便準確地上傳和下達領(lǐng)導(dǎo)的意見、指示。 x0dx0ax0dx0a二、具有組織大型會議和大型活動的組織能力。大型會議和大型活動，一般都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡的計劃與周密的安排，包括會議通知、材料準備、會場布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有細小末節(jié)的事情都必須安排得十分周到，否則就會貽誤工作。 x0dx0ax0dx0a三、具有妥善處理事務(wù)的能力。因為辦公室主任有時候是代表領(lǐng)導(dǎo)者處理事務(wù)的，所以，無論是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)還是領(lǐng)導(dǎo)沒有交辦的機關(guān)其他事務(wù)，都必須一件一件處理得恰到好處，不能因事務(wù)處理得不妥當而損害領(lǐng)導(dǎo)的形象。 x0dx0ax0dx0a四、具有很強的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會議記錄、綜合文字材料等簡單的文字工作，更重要的是要參與審定或者親自撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話文稿、審核并修改以機關(guān)名義發(fā)文的各類文稿。所有這些出臺的文字材料，都代表著機關(guān)的形象。因此，辦公室主任應(yīng)該具備很強的駕馭語言文字的能力，并不斷努力提高自己的寫作水平。 x0dx0ax0dx0a五、要有很強的綜合、平衡、協(xié)凋能力。機關(guān)辦公室是具有綜合、平衡、協(xié)調(diào)職能的機構(gòu)，很多時候都代表領(lǐng)導(dǎo)者綜合情況、平衡關(guān)系、協(xié)調(diào)工作。因此，辦公室主任要全面地了解和掌握全局情況，站在領(lǐng)導(dǎo)者的立場和角度做好全局各項工作。 x0dx0ax0dx0a六、要有一定的公關(guān)能力。辦公室主任經(jīng)常接待來訪人員和來客，領(lǐng)導(dǎo)不在場要接待得十分得體；領(lǐng)導(dǎo)在場時，不能喧賓奪主。代表領(lǐng)導(dǎo)者到外面辦事，要想方設(shè)法克服一切困難，千方百計把事情辦成。 x0dx0ax0dx0a七、要有超前的預(yù)測和參謀能力。某些事預(yù)計領(lǐng)導(dǎo)會想到，要提前作好準備；某些事領(lǐng)導(dǎo)暫時還沒有想到而辦公室主任想到了，要提醒領(lǐng)導(dǎo)；領(lǐng)導(dǎo)辦某一件事，辦公室主任要注意學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的辦事方法，設(shè)身處地想想這件事要是由自己來處理該怎么處理，必要時還可為領(lǐng)導(dǎo)當參謀，出主意。

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