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企業(yè)常用公文格式(企業(yè)常用公文格式有哪些)
大家好!今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于企業(yè)常用公文格式的問題,以下是小編對此問題的歸納整理,讓我們一起來看看吧。
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本文目錄:
公司紅頭文件標(biāo)準(zhǔn)格式是什么?
1、公文紙一般采用國內(nèi)通用的16開型,推薦采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型,供張貼的公文用紙幅度面尺寸,可根據(jù)實(shí)際需要確定。
2、保密等級字體:一般用3號或4號黑體
3、緊急程度字體:字體和字號與保密等級相同(3號或4號黑體)
4、文頭的字體:大號黑體字、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、宋體字套色(一般為紅)
5、發(fā)文字號的字體:一般采用3號或4號仿宋體
6、簽發(fā)人的字體:字體字號與發(fā)文字號相同(3號或4號仿宋體)
7、標(biāo)題的字體:字體一般宋體、黑體,字號要大于正文的字號。
8、主送機(jī)關(guān)的字體:一般采用3號或4號仿宋體
9、正文的字體:常用3號或4號仿宋體
10、附件的字體:常用3號或4號仿宋體
11、作者的字體:字體字號與正文相同(3號或4號仿宋體)
12、日期的字體:字體字號與正文相同(3號或4號仿宋體)
13、注釋的字體:小于正文的的4號或小4號仿宋體
14、主題詞的字體:常用3號或4號黑體
15、抄送機(jī)關(guān)的字體:與正文的字體字號相同(常用3號或4號仿宋體)或小一號的文字
16、印發(fā)說明的字體:與抄送機(jī)關(guān)的字體字號相同(常用3號或4號仿宋體)或小一號的文字
法定程序
1、嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范性文件制定程序。為了規(guī)范規(guī)章、法規(guī)的制定程序,***頒布了《規(guī)章制定程序條例》,許多部門也制定了本部門的規(guī)章制定辦法,對于規(guī)范性文件的制定也應(yīng)符合一定的操作規(guī)程,經(jīng)歷必要的程序和合理的步驟,使行政機(jī)關(guān)這種抽象行政行為做到針對性強(qiáng),更加科學(xué)合理。
2、落實(shí)公開、公正制度。在制定規(guī)范性文件時(shí)應(yīng)廣泛聽取各方面的意見,涉及對外有普遍約束力的規(guī)范性文件還應(yīng)當(dāng)聽取管理相對人的意見,增加規(guī)范性文件的透明度。規(guī)范性文件形成后還應(yīng)及時(shí)公布,便于貫徹執(zhí)行,更有利于群眾的參與和監(jiān)督。
3、嚴(yán)格劃分制定權(quán)限。對不屬本級管理的事務(wù)不得越權(quán)制定文件,對需要部門協(xié)調(diào)的及時(shí)相互溝通,對屬于上級權(quán)限的應(yīng)及時(shí)請示,對本部門需要?jiǎng)?chuàng)立規(guī)章的不應(yīng)以規(guī)范性文件代替,同時(shí)在制定規(guī)范性文件時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)內(nèi)部職能部門的協(xié)調(diào),建立嚴(yán)格的會簽制度,對涉及法規(guī)性內(nèi)容應(yīng)當(dāng)有法制工作部門的意見。
以上內(nèi)容參考:百度百科-紅頭文件
公司通用的行文規(guī)范是什么樣的格式?
公文用紙采用A4(297mmⅹ210mm)紙型,其中上下頁邊距設(shè)臵為37mm,左右頁邊距設(shè)臵為28mm。正文用3號仿宋體從左至右橫寫、橫排,一般每頁22行,每行28個(gè)字。
公文應(yīng)左側(cè)裝訂,不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處,無壞釘、漏釘、重釘。
公文一般由發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。
(一)發(fā)文單位標(biāo)識:發(fā)文單位標(biāo)識由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱后加“文件”組成,一般使用紅色小標(biāo)宋體字,且應(yīng)小于22mm×15mm;平行文和下行文的發(fā)文單位標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣25毫米,上行文的發(fā)文單位標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80毫米。
(二)發(fā)文字號:發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。發(fā)文單位標(biāo)識下空2行,用3號仿宋體居中排布;年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識;年份應(yīng)標(biāo)全稱,用六角括號“„‟”括入;序號不編虛位,不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條長156mm、寬0.5mm的紅色反線,作為發(fā)文字號與標(biāo)題的界線。
(三)簽發(fā)人:上報(bào)的文件應(yīng)將簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;“簽發(fā)人”用3號仿
宋體,后標(biāo)全角冒號,冒號后用3號楷體字標(biāo)注簽發(fā)人姓名。
(四)公文標(biāo)題:公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位,除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。標(biāo)題在紅色反線下空2行,用2號小標(biāo)宋體字分一行或多行居中排布,回行時(shí)要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當(dāng)。
(五)主送單位:主送單位指公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。在標(biāo)題下空1行,左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)注,回行時(shí)仍頂格,最后一個(gè)單位后標(biāo)全角冒號。
(六)正文:正文在主送單位名稱下1行,每自然段左空2字,回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
(七)附件:公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3號仿宋體標(biāo)注“附件”,后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件:1.××”),附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標(biāo)注“附件”,有序號時(shí)標(biāo)注序號,其序號和名稱前后標(biāo)注應(yīng)一致。
(八)成文日期:成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),會議通過的文件以通過日期為準(zhǔn)。成文日期右空4字,用漢字將年、月、日標(biāo)全;“零”寫為“O”;用3號仿宋字排(打)印。
(九)印章:公文除“會議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外,均應(yīng)加蓋印章。用印位臵要求上不壓正文,下要騎年蓋月。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時(shí),應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,務(wù)使印章與正文同處一面,不得采取標(biāo)識“此頁無正文"的方法解決。
(十)附注:公文如有附注,應(yīng)用3號仿宋體字居左空2字加圓括號標(biāo)注在成文日期下一行。
(十一)主題詞:主題詞的標(biāo)引按類別詞、類屬詞、文種的順序排列,除類別詞外,最多不超過5個(gè)詞匯?!爸黝}詞”用3號黑體字,居左頂格標(biāo)注,后標(biāo)全角冒號,詞目用3號小標(biāo)宋體字,詞目之間空1字,不用標(biāo)點(diǎn)符號。
(十二)抄送單位:抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送用3號仿宋體字在主題詞下一行左空1字處標(biāo)注;抄送單位間用頓號隔開,回行時(shí)與冒號后的抄送單位對齊,并在最后一個(gè)抄送單位后標(biāo)句號。禁止使用“抄報(bào)”、“報(bào)送”和“抄發(fā)”,更不要抄送領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人。
(十三)發(fā)文單位和印發(fā)時(shí)間:在抄送單位之下(無抄送單位在主題詞之下)應(yīng)用3號仿宋體字標(biāo)明發(fā)文單位及部門和印發(fā)時(shí)間,發(fā)文單位左空1字,印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文復(fù)印的日期為準(zhǔn),用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注。版記中各要素之下均加一條反線,寬度同版心。版記應(yīng)臵于公文最后一頁末端。
(十四)頁碼:頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注,臵于版心下邊緣之下一行,數(shù)碼左右各放一條4號一字線,一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字,雙頁碼居左空1字。
公文的正確格式
公文格式:1、標(biāo)題
公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由、公文種類三部分組成,稱為公文標(biāo)題“三要素”。
2、主送機(jī)關(guān)
上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報(bào)等公文,叫普發(fā)公文,凡下屬機(jī)關(guān)都是受文機(jī)關(guān),也就是發(fā)文的主送機(jī)關(guān);下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)報(bào)告或請示的公文,一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),如需同時(shí)報(bào)送另一機(jī)關(guān),可采用抄報(bào)形式。主送機(jī)關(guān)一般寫在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫。 在標(biāo)題下空1行,左側(cè)頂格用3號仿宋體排印,回行時(shí)頂格,最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號。
3、正文
這是公文的主體,是敘述公文具體內(nèi)容的,為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策精神,寫法力求簡明扼要,條理清楚,實(shí)事求是,合乎文法,切忌冗長雜亂。請示問題應(yīng)當(dāng)一文一事,不要一文數(shù)事。 文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用。
4、發(fā)文機(jī)關(guān)
寫在正文的下面偏右處,又稱落款。發(fā)文機(jī)關(guān)一般要寫全稱。也可蓋印,不寫發(fā)文機(jī)關(guān)。機(jī)關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間,作為發(fā)文機(jī)關(guān)對公文生效的憑證。
5、發(fā)文日期
公文必須注明發(fā)文日期,以表明公文從何時(shí)開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)的下面并稍向右錯(cuò)開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱,以免日后考察時(shí)間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。 一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn),經(jīng)會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準(zhǔn)。應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫成文日期,如2013年7月9日,成文日期在正文之下一般空2行、右邊空4個(gè)字,用3號仿宋體排印,發(fā)文單位署名在成文日期上一行和日期居中對齊。
6、抄送單位
是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。一般均用上下兩條線隔開,抄送指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容(需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容)的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方,主題詞下方,用橫線把主題詞和印制版記隔開,抄送機(jī)關(guān)名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字,后標(biāo)全角冒號。抄送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號或逗號隔開,末尾用句號。一行不夠用二行,二行與冒號后對齊。
7、文件版頭
正式公文一般都有版頭,標(biāo)明是哪個(gè)機(jī)關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“××××××(機(jī)關(guān))文件”,下面加一條紅線(黨的機(jī)關(guān)在紅線中加一五角星)襯托。
8、公文編號
一般包括機(jī)關(guān)代字、年號、順序號。如:“國發(fā)〔1997〕5號”,代表的是***一九九七年第五號發(fā)文?!皣l(fā)”是***的代字,“〔1997〕”是年號,(年號要使用方括號“〔〕”),“5號”是發(fā)文順序號。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的,只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文編號。編號的位置:凡有文件版頭的,放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置;無文件版頭的,放在標(biāo)題下的右側(cè)方。編號的作用:在于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量,便于公文的管理和查找;在引用公文時(shí),可以作為公文的代號使用。
9、簽發(fā)人
許多文件尤其是請示或報(bào)告,需要印有簽發(fā)人名,以示對所發(fā)文件負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分,即在版頭紅線右上方,編號的右下方,字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人:×××”。
10、機(jī)密等級
機(jī)密公文應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度劃分機(jī)密等級,分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等字樣。機(jī)密等級由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來劃定,并據(jù)此確定其送遞方式,以保證機(jī)密的安全。密級的位置:通常定格標(biāo)在版心右上角第一行。機(jī)密公文還要按份數(shù)編上號碼,印在文件版頭的左上方,以便查對、清退。
11、緊急程度
這是對公文送達(dá)和輸時(shí)限的要求,分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意,以保證公文的時(shí)效,確保緊急工作問題的及時(shí)處理。緊急程度的標(biāo)明,通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。
12、閱讀范圍
根據(jù)工作需要和機(jī)密程度,有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍,通常寫在發(fā)文日期之下,抄報(bào)抄送單位之上偏左的地方,并加上括號。如:“(此件發(fā)至縣團(tuán)級)”。行政*、*務(wù)性的非機(jī)密性公文,下級機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)的行文,都不需特別規(guī)定閱讀范圍。
13、附件
這是指附屬于正文的文字材料,它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有,它是根據(jù)需要一般作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料的。公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后 、發(fā)文機(jī)關(guān)之前,注明附件的名稱和件數(shù),不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。
置于主件之后,另起一頁開始排印,與主件裝訂在一起。 公文如有附件,要在正文最后一行后空1行的左側(cè)空2個(gè)字,用3號仿宋體字排印“附件”2字后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有2個(gè)以上附件,用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注序號。附件名稱長需要回行時(shí),應(yīng)當(dāng)與附件名稱的文字對齊序號后面用小圓點(diǎn)。 例如“附件:1.XXXXXXXXXX” 附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。黨委僅用"附",十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文,一律用鋼筆或毛筆,嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆,也不要復(fù)寫。公文紙一般用16開,在左側(cè)裝訂。
14、印章
除“會議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的公文外,均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。印章距正文2mm―4mm居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時(shí),采用下套方式,即僅以下弧線壓在成文日期上;當(dāng)印章下弧有文字時(shí),采用中套方式,即印章的中心線壓在成文日期上。
15、印制版記
公文格式三要素
由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期及兩條橫線組成。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字,印發(fā)時(shí)間右空1字,用3號仿宋體字排印。印發(fā)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字、年份不能簡寫。上行文的,印發(fā)日期后接著排印“印”字;下行文平行文的,排印“印發(fā)”2字。
公文格式的三要素:標(biāo)題、正文、版記。
常見公文寫作格式是什么
公文在黨政機(jī)關(guān)在處理日常事務(wù)中扮演著越來越不可或缺的角色。本文是我為大家整理的常見公文的寫作格式范文,歡迎閱讀!常見公文寫作格式
一、概論
公文特點(diǎn):
有法定作者制發(fā)
具有法定的現(xiàn)行執(zhí)行效用 規(guī)范的文體、結(jié)構(gòu)、格式; 需要履行法定程序
行為關(guān)系: 上行文(請示) 平行文(函)
下行文(指示、決定、通知、批復(fù))
二、公文格式
(一)眉首部分:
1.流水號(左上角)
2.保密等級(右上角):“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”
緊急程度(右上角):“特急”、“急” 3.文頭(紅頭)
4. 發(fā)文字號:機(jī)關(guān)代字、年份、序號,如吉政發(fā)【2001】1號
綜合部門用發(fā)、業(yè)務(wù)部門用字
5.簽發(fā)人(只用于上行文) ------------------ (二)主體部分:
6.公文標(biāo)題(發(fā)文機(jī)關(guān)+主要內(nèi)容+文種)
7.主送機(jī)關(guān):(下行文主送是多個(gè))
8.正文
9.附件
10.落款,即發(fā)文機(jī)關(guān)名稱
11.成文時(shí)間
12.印章或簽署(騎年蓋月)
13.附注
(三)版記部分
14.主題詞:為辦公自動化(有主題詞表,有文種)
15.抄送機(jī)關(guān)(不分級) 16.印發(fā)機(jī)關(guān)(左下角) 17.印發(fā)時(shí)間(右下角)
三、行文規(guī)則 聯(lián)合行文要求
同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可聯(lián)合行文;
政府與同級黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān);
政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān); 政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位。
確定成文日期的原則:
機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或秘書長、辦公廳(室)主任簽發(fā)的,以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
聯(lián)合行文時(shí),以最后一個(gè)機(jī)關(guān)簽字日期為準(zhǔn)。
須經(jīng)會議討論通過的,以通過日期為準(zhǔn)。 須經(jīng)上級機(jī)關(guān)或立法機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的,以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。
四、主要文種
(一)命令(下行文) 1發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章《吉林省人民政府令》2宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;《戒嚴(yán)的命令》
3嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員?!都为?jiǎng)令》
(二)決定(下行文)
1重大行動做出安排《***關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》
2獎(jiǎng)懲單位及人員《模范個(gè)人稱號的決定》 3變更或撤銷下級不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)(很少)
(三)公告
適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)
(四)通告
通告適用于公布社會各有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(五)通知(下行文) 批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)公文 轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的公文 轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機(jī)關(guān)的公文 傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理、周知或執(zhí)行的事項(xiàng)任免人員
(六)通報(bào)(下行文)
通報(bào)適用于表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
(七)議案(上行文)
議案的行文方向只對人大及其會 (八)報(bào)告(上行文)
向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,不要變成請示或意見。
(九)請示(上行文)
向上級請求指示、批準(zhǔn) “妥否,請批復(fù)”“請指示”
(十)批復(fù)(下行文) 注意協(xié)調(diào) 注意接受心理
批復(fù)的撰寫和制發(fā)要及時(shí)
(十一)意見 三種行文都可。 (十二)函:平行文 (十三)會議紀(jì)要
(十四)啟事:電話號碼更改
我國法定的公布性文件包括( BD )。 A: 通知 B: 通告 C: 通報(bào) D: 公告
可用來發(fā)布規(guī)章的文件有( AC )。 A.命令B.決定C.通知D.通告
五、發(fā)文處理程序與方法
1.文稿形成
擬稿:撰擬公文文稿
會商:涉及到的機(jī)關(guān),需征求同意或協(xié)助 核稿:交領(lǐng)導(dǎo)前,由專人進(jìn)行核查。
簽發(fā):領(lǐng)導(dǎo)對文稿終審核準(zhǔn)后,批注正式定稿。
按簽發(fā)人身份、地位及工作程序分為:正簽、代簽、核簽、會簽 2.公文制作
注發(fā):定稿形成后,批注繕寫印發(fā)要求,使簽發(fā)意見進(jìn)一步具體化、技術(shù)化 繕印:制作供對外發(fā)出的公文。 用印或簽署:蓋章或領(lǐng)導(dǎo)簽名
3.公文的對外傳遞:分裝;發(fā)出。
4.處理辦必公文:閱卷歸檔、暫存和銷毀。 5.公文審核重點(diǎn):行文、政策、格式、文字
六、收文辦理
1.公文的收受與分流
簽收、外收文登記、啟封、內(nèi)收文登記、分辦、摘編
2.辦理公文:
擬辦: 指具體工作人員對收文如何辦理提出建議性處理意見。供領(lǐng)導(dǎo)核奪。
批辦: 領(lǐng)導(dǎo)或部門提出處理意見。不得越權(quán)批辦公文
承辦:具體處置公文所針對的事務(wù)和問題。 注辦:簽注公文承辦情況。便于公文的整理和日后的查考。
3.組織傳閱、催辦、查辦 4.處置辦畢公文
包括:立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等 七、公文歸檔
1永久:反映本機(jī)關(guān)主要職能活動基本歷史原貌的文件
2長期(16-50年):相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)需要查考的文件資料
3短期(15年以下):較短時(shí)間 八、公文管理 翻印 公開發(fā)布 復(fù)印
撤銷:自始不產(chǎn)生效力。
廢止:自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 清退:清理回收 銷毀:碎紙機(jī)或紙漿
1.制發(fā)公文應(yīng)履地的法定手續(xù)是(ABC)。
A: 審核 B: 會簽 C: 審批 D: 承辦
2.( A )是指對收文如何辦理提出建議性處理意見。
A. 擬辦 B. 承辦 C. 擬稿 D. 注辦
3.為了維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系,具有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間應(yīng)基本采取(A)。
A.逐級行文B.多級行文C.越級行文D.直接行文
發(fā)文處理程序具有很強(qiáng)的確定性與不可逆性,以下各階段的先后排序應(yīng)為:( A )。
A.會商→核稿→注發(fā)→發(fā)出B.核稿→用印→繕印→發(fā)出
C.核稿→會商→用印→繕印D.擬稿→注發(fā)→簽發(fā)→發(fā)出
4.以下活動,不屬于注發(fā)流動的是:( A )。A.解決圖表與正文,注碼與注文的銜接和頁碼編排問題
B.向催辦部門或人員銷辦
C.賦予發(fā)文字號D.明確公文制作方式與發(fā)送方式
5.公文格式所具有的特點(diǎn)是( AC )。
A.相對穩(wěn)定性B.統(tǒng)一性C.規(guī)范性D.權(quán)威性
19.做好簽發(fā)工作的基本要求是( ACD )。
A.不越權(quán)簽發(fā)B.打印時(shí),可對簽發(fā)文件內(nèi)容進(jìn)行修改
C.必須堅(jiān)持“先核后簽”
D.如為代簽應(yīng)注“代”或“代簽”字樣
公文的分類:
1、按照制文機(jī)關(guān)的種類劃分:黨務(wù)機(jī)關(guān)公文、行政機(jī)關(guān)公文、司法機(jī)關(guān)公文、軍事機(jī)關(guān)公文、企事業(yè)單位公文、社會團(tuán)體公文。
2、按照行文方向劃分:上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前,必須弄清楚行文方向,才能確定文種、內(nèi)容、措辭等。
3、按照保密程度劃分:絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、內(nèi)部材料、普通公文5種。
4、按照緊急程度劃分:特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。 “特提” 電報(bào)適用于1日內(nèi)要辦的緊急事項(xiàng); “特急” 電報(bào) 適用于3日內(nèi)要辦的緊急事項(xiàng); “加急” 電報(bào) 適用于5日內(nèi)要辦的較急事項(xiàng);
“平急” 電報(bào) 適用于10日內(nèi)要辦的稍緩事項(xiàng)。
緊急公文中的“特急”是指:內(nèi)容重要并特別緊急,已臨近規(guī)定的辦結(jié)時(shí)限,需特別優(yōu)先傳遞處理的公文。“急件”是指:內(nèi)容重要并緊急,需打破工作常規(guī),優(yōu)先傳遞處理的公文。
5、按照使用范圍劃分:通用公文和專用公文。決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等全是通用公文;司法類的公文、經(jīng)濟(jì)類的公文、新聞?lì)惞?、禮儀類公文、議案、提案、建議等等,屬專用公文。
6、按照規(guī)范性和頒發(fā)程序的規(guī)范程度、行政約束力的強(qiáng)弱劃分:規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。
規(guī)范性公文有13類14種:命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。 非規(guī)范性公文:除規(guī)范性公文以外的公文。常用的非規(guī)范性通用公文有調(diào)查報(bào)告、工作計(jì)劃類、工作總結(jié)類、提案、建議、說明、講話稿、簡報(bào)信息、書信類、啟事類、條據(jù)類、表格類、大事記等等。 公文處理:收文辦理指對收到公文的辦理過程。
包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等程序。
發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程。
包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
公文歸檔:
1、需歸檔公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值立卷。
2、聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦機(jī)關(guān)立卷歸檔。
3、歸檔公文應(yīng)明確保管期限,并按期向檔案部門移交。
4、擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
5、個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
(一)我國行政系統(tǒng)的通用公文文種
1.規(guī)范性文件:條例。用于對某一方面的行政工作作比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定,***各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”。
2.領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件:命令(令)、決定、指示、批復(fù)、通知、通報(bào)。
3.公布性文件:公告、通告。
4.陳述呈請性文件:議案、請示、報(bào)告、調(diào)查報(bào)告
5.商洽性文件:函。
6.會議文件:會議紀(jì)要。
(二)中國***機(jī)關(guān)的通用公文文種
1.規(guī)范性文件:條例、規(guī)定。
2.領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件:決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、批復(fù)。
3.公布性文件:公報(bào)。
4.陳述呈請性文件:報(bào)告、請示。
5.商洽性文件:函。
6.會議文件:會議紀(jì)要。一、公文的格式 公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規(guī)定。公文格式有較強(qiáng)的規(guī)范性:國家
有關(guān)機(jī)關(guān)以法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)等形式對其加以規(guī)范。 公文的格式主要是對載體的規(guī)格尺寸、載體區(qū)域劃分、公文各組成部分的排列次序與編排式樣、文字符號的形體及尺寸等予以規(guī)范。
(一)目前我國通用公文的格式
1.公文紙一般采用國內(nèi)通用的16開型,推薦采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型,供張貼公文的用紙幅面尺寸,可根據(jù)實(shí)際需要 確定。
2.公文紙分為可用以書寫、印刷文字、圖形等符號的圖文區(qū)與不允許出現(xiàn)任何符號的白邊區(qū)兩個(gè)區(qū)域,上白邊和左白邊應(yīng)分別寬于下白邊和右白邊。
3.所有文字符號從上至下,自左而右依次橫寫橫排,正文的行長應(yīng)與圖文區(qū)寬度相等。
4.左側(cè)裝訂。
5.在公文撰寫和印制過程中,各個(gè)組成部分的標(biāo)注編排均需遵循一定的規(guī)范性要求。
(二)公文組成部分標(biāo)注與編排的要求 1.保密等級的標(biāo)注與編排
在文稿上,應(yīng)根據(jù)公文實(shí)際的涉密程度,用漢字“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”分別予以標(biāo)注,并加“”, 必要時(shí)還要注明保密期限(如機(jī)密5年)。在正式發(fā)出的印制本上,保密等級位于公文首頁圖文區(qū)左上角,一般用3號或4號黑體字印刷。
2.緊急程度的標(biāo)注與編排
在文稿上,根據(jù)情況分別標(biāo)注“急”或“特急”。在印制本上,緊急程度位于保密等級的下一行,字體字號與保密等級相同。
3.文頭的編排
在印刷本上,文頭位于公文首頁上端,約占圖文區(qū)面積的1/3弱,以大號黑體字、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、宋體字套色(一般為紅色,但也可根據(jù)需要用其他顏色)印制,居中排一行。聯(lián)合行文的公文,一個(gè)作者占一行。
4.發(fā)文字號的標(biāo)注與編排
文稿上,應(yīng)由有關(guān)人員在注發(fā)之后,依照發(fā)文字號登記冊上的式樣,依次標(biāo)注作者代字、置于方括號中的年份號、順序號。如***1997年第一件發(fā)文即標(biāo)作:“國發(fā)〔1997〕1號”。一件公文只有一個(gè)發(fā)文字號,聯(lián)合行文只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。
在印制本上,發(fā)文字號位于公文首頁文頭以下,居中。如有簽發(fā)人時(shí),應(yīng)居左,兩者排一行。常采用3號或4號仿宋體印刷。發(fā)文字號下應(yīng)居中印一條長100 mm的細(xì)實(shí)線。
5.簽發(fā)人的編排在印制本上,簽發(fā)人位于發(fā)文字號的同一行,居右側(cè)。排印出“簽發(fā)人”字樣后空一格排出簽發(fā)人的姓名,體字號與發(fā)文字號同。
6.標(biāo)題的標(biāo)注與編排撰寫文稿時(shí),應(yīng)根據(jù)有關(guān)要求正確標(biāo)注標(biāo)題:第一,結(jié)構(gòu)要完整;第二,語意要確切;第三,文字應(yīng)簡練、醒 目。
7.主送機(jī)關(guān)的標(biāo)注與編排
在撰寫文稿時(shí),應(yīng)將收受并對本文負(fù)實(shí)際辦理、答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱標(biāo)出,標(biāo)注時(shí)需注意:除了普發(fā)性公文外,一份公文(特別是上行文)只能以一個(gè)機(jī)關(guān)為主送機(jī)關(guān),不能“多頭主送”,除非領(lǐng)
導(dǎo)者本人曾有要求,否則不能直接主送領(lǐng)導(dǎo)者,更不能同時(shí)直接主送幾位領(lǐng)導(dǎo)者;應(yīng)準(zhǔn)確界定主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)的區(qū)別,避免僅依據(jù)機(jī)關(guān)的級別而不是辦理方面的責(zé)任確定受文機(jī)關(guān)中的主送與抄送機(jī)關(guān);應(yīng)正確標(biāo)注受文機(jī)關(guān)的名稱,禁止使用不規(guī)范的簡稱或籠統(tǒng)含混的統(tǒng)稱,以免無人承擔(dān)實(shí)際辦理責(zé)任,削弱公文的效用。
在印制本上,主送機(jī)關(guān)位于標(biāo)題下,從左至右頂格排列機(jī)關(guān)的名稱,回行繼續(xù)頂格。結(jié)尾用冒號。如主送機(jī)關(guān)不是一個(gè)時(shí),應(yīng)按其性質(zhì)、級別的輕重高低以及有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列,機(jī)關(guān)名稱之間用頓號、逗號或分號分隔,常用3號或4號仿宋體字印刷。
二:常用的公文種類
決定 通知 通報(bào) 報(bào)告 請示 函 會議紀(jì)要
決定的適用范圍是什么,主要有那些種類?
決定適用于對重大事項(xiàng)或者重大行動作出決策和安排,獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
決定的種類主要有:嘉獎(jiǎng)決定、處分決定、重大行動安排或重要事項(xiàng)的決定等。
報(bào)告的適用范圍是什么,主要有哪些種類?
報(bào)告適用于向上級單位匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)上級單位詢問或交辦事項(xiàng)、上報(bào)有關(guān)材料等。
報(bào)告的種類主要有:工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送文件或材料的報(bào)告等。
請示的適用范圍是什么,主要有哪些種類?
請示適用于向上級單位請示或批準(zhǔn)。一是超出本單位職責(zé)權(quán)限,請示上級單位批準(zhǔn)的事項(xiàng);二是下級單位在工作中
遇到新情況、新問題,請示上級單位解決或協(xié)助解決困難;三是因某些工作事項(xiàng)比較復(fù)雜或涉及不相當(dāng)隸屬單位,請示上級單位批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)所制發(fā)的文件;四是對上級單位有關(guān)政策、規(guī)定中未明確的問題或工作中遇到的難以把握和確認(rèn)的問題,請求上級單位指示或予以明確。
請示的種類主要有:請求批準(zhǔn)的請示、請求解決問題的請示、請示批轉(zhuǎn)性的請示和請示指示性的請示。
報(bào)告與請示有何區(qū)別?
一、行文功能不同。報(bào)告主要是匯報(bào)情況、反映問題等;請示則主要是請示批準(zhǔn)、指示和解決問題等。
二.處理方式不同。報(bào)告屬閱件,可不回復(fù);請示則屬辦件。需要辦理、批復(fù)。
三.時(shí)間要求不同。請示應(yīng)在事前行文,即所謂“事前請示”;報(bào)告一般是報(bào)告辦理結(jié)果或有關(guān)情況,即所謂“事后報(bào)告”。
通知的適用范圍是什么,主要有哪些種類?
通知適用于傳達(dá)上級單位指示,部署安排工作,任免和聘用干部,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)和印發(fā)文件,傳達(dá)要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)等。
通知的種類主要有:批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知、傳達(dá)或部署通知、周知性通知、會議通知、人事任免通知等。
通報(bào)的適用范圍是什么,主要有哪些種類?
通報(bào)運(yùn)用于上級單位向下級單位或者有關(guān)單位傳達(dá)重要精神、重要情況,表彰先進(jìn)和批評錯(cuò)誤等。
通報(bào)的種類有:表彰通報(bào)、批評通報(bào)、情況通報(bào)等。
通知與通報(bào)有何區(qū)別?
通知和通報(bào)都具有知曉性和指導(dǎo)性,其區(qū)別主要體現(xiàn)在周知事項(xiàng)上。通知大都要求貫徹執(zhí)行,使用范圍廣于通報(bào)、周知的事項(xiàng)是具體的,具有一定的約束力;通報(bào)重在對重要精神和重要情況的傳達(dá),以使有關(guān)單位和人員知曉,一般起到引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。
函的適用范圍是什么,批復(fù)有哪些種類?
函主要適用于不相隸屬單位之間商洽工作、通報(bào)情況、征詢意見、詢問或答復(fù)問題,請示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。
函的種類主要有:征詢意見函、請示批準(zhǔn)函、答復(fù)意見和答復(fù)審批事項(xiàng)的函。
會議紀(jì)要的適用范圍是什么,以會議紀(jì)要行文主要有哪幾種形式?
會議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。 以會議紀(jì)要行文的形式主要有以下幾種:一是以會議紀(jì)要為文中,以單位名義直接行文;二是以通知為文種,印發(fā)會議紀(jì)要;三是以會議紀(jì)要的特定格式印發(fā)會議紀(jì)要,會議紀(jì)要標(biāo)識由“XXXX會議紀(jì)要”組成。
除上述主要形式外,有時(shí)還可以采取分送式,即將會議紀(jì)要按會議議定事項(xiàng)涉及的單位分別發(fā)送,涉及單位只收到與本單位有關(guān)內(nèi)容。
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