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辦公文書的基本要求（辦公文書的基本要求是什么）

發(fā)布時間：2023-04-23 17:33:00 稿源：創(chuàng)意嶺閱讀： 86

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本文目錄:

公文寫作基本要求
公文寫作技巧：公文寫作的基本要求
公文的寫作要求（字體格式，字體大小，行間距）有哪些？
公文寫作基本要求

辦公文書的基本要求（辦公文書的基本要求是什么）

公文寫作基本要求

一、格式的要求
一般來說，每種公文都有固定的制作規(guī)格和樣式。使用目的、范圍和內(nèi)容的不同決定了公文的格式、樣式的不同，如急件、要件都要有特別的標(biāo)識。這是為了統(tǒng)一意志，講求效率，便于工作。古今中外、歷代**都十分重視公文格式，就是這個道理。我國歷史上不少朝代對公文名稱、開頭、結(jié)尾、陳述順序以及用語、書寫等、都有不同的規(guī)定，有的要求還十分嚴(yán)格，如果違反了，輕則受責(zé)、重則治罪。由于過分注重格式，發(fā)展起來，就形成了歷史上的形式主義和文牘主義。新辦法規(guī)定：無論哪類文件，一般都要由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文時間、抄送機關(guān)、附注等11個部分組成。其中附件、抄送機關(guān)、附注根據(jù)需要，可有可無。同時，還規(guī)定了十條原則。（新規(guī)定中有，不贅述）
二、政治要求
公文是為政治服務(wù)的。格式的要求只是外在形式的要求，政治上的要求才是最根本的要求。政治上出了偏差，在任何時代也是不允許的。一般來講，當(dāng)前的公文寫作要注意以下5個方面：
1、要符合黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規(guī)
原則上是三跟：跟著形勢、跟著時事政策、跟著輿論導(dǎo)向。
2、要符合上級機關(guān)的有關(guān)要求
上級精神是下級機關(guān)制發(fā)文件的依據(jù)，下級制發(fā)文件多數(shù)是為了貫徹上級精神，有的是進一步細(xì)化，使之更符合本單位實際，更具操作性。所以，撰寫公文，首先要學(xué)好上級文件，可以模仿上級文件的體例，但要有創(chuàng)新，不能上下一般粗。忌諱當(dāng)傳聲筒、轉(zhuǎn)運站。
3、要與現(xiàn)行公文相銜接
一是要和上級以及相關(guān)部門的文件相銜接，上級和其他部門提倡的，你就不能站在本單位角度去否定，不能有沖突；二是要與本單位現(xiàn)行文件相銜接，不能前后矛盾，自相矛盾。
4、要符合領(lǐng)導(dǎo)意圖
也可以直接表述為與本單位領(lǐng)導(dǎo)的思路保持一致。這里邊可有學(xué)問，需要撰寫者細(xì)心體會。不說別的，你自己覺得寫的再好，領(lǐng)導(dǎo)那里通不過也是白搭。領(lǐng)導(dǎo)水平制約公文的質(zhì)量是沒錯的，但有人說“秘書水平有多高，領(lǐng)導(dǎo)水平就有多高”，是有片面性的。切記領(lǐng)導(dǎo)就是領(lǐng)導(dǎo)，是他領(lǐng)導(dǎo)你。
5、提出的政策措施要切實可行
涉及政策、規(guī)定一類的文件，一般比較重要。提出的政策措施有沒有可操作性，是否便于執(zhí)行，是關(guān)鍵。要設(shè)身處地的為執(zhí)行這考慮，如果不能落實，政策、措施再好也是一紙空文。

公文寫作技巧：公文寫作的基本要求

　　(一)公文寫作的要求

　　基本要求：合法、求實、合體、簡明、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。

　　(二)行文規(guī)則

　　二是經(jīng)多次請示直接上級機關(guān)而問題長期未予解決；三是有上級機關(guān)交辦并指定直接越級上報的具體事項；四是出現(xiàn)需要直接詢問、答復(fù)或聯(lián)系不涉及被越過的機關(guān)職權(quán)范圍的具體事項；五是需要檢舉、控告直接上級機關(guān)等。

　　黨的機關(guān)與行政機關(guān)相互行文規(guī)定：行政機關(guān)不能逕向黨的組織發(fā)布指令性公文，一般也不得以行政機關(guān)名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批準(zhǔn)。

　　(三)寫作的語言運用

　　公文語言的特點：莊重、準(zhǔn)確、樸實、精練、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。

　　公文中需用歷史年號時，要先標(biāo)出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號，如1912年(民國元年)。

　　數(shù)量表示時，表示增加時用倍數(shù)或分?jǐn)?shù)，表示減少時只能用分?jǐn)?shù)。

公文的寫作要求（字體格式，字體大小，行間距）有哪些？

公文寫作，一般字體格式為仿宋體，字體大小3號，特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整；一般每面排22行，每行排28個字。

1、幅面尺寸

公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210 mm×297 mm。GB/T 9704—2012。

2、版面

①頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156 mm×225 mm。

②字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

③行數(shù)和字?jǐn)?shù)

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

④文字的顏色

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

3、版頭

①份號

如需標(biāo)注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

②密級和保密期限

如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

③緊急程度

如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

④發(fā)文機關(guān)標(biāo)志

由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。

⑤發(fā)文字號

編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。

上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

⑥簽發(fā)人

由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

⑦版頭中的分隔線

發(fā)文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

4、主體

①標(biāo)題

一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

GB/T 9704—2012

② 主送機關(guān)

編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)名稱移至版記，標(biāo)注方法見7.4.2。

③正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。

④附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。

⑤ 發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章

a、加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

b、不加蓋印章的公文

單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。

聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。

c、加蓋簽發(fā)人簽名章的公文

單一機關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。

簽名章一般用紅色。GB/T 9704—2012

d、成文日期中的數(shù)字

用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

e、特殊情況說明

當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

⑥ 附注

如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

⑦附件

附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。

5、版記

①版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0. 35 mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0. 25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

②抄送機關(guān)

如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。

如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

③ 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。

6、頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。GB/T 9704—2012。

7、公文中的橫排表格

A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

8、公文中計量單位、標(biāo)點符號和數(shù)字的用法

公文中計量單位的用法應(yīng)當(dāng)符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），標(biāo)點符號的用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T 15834，數(shù)字用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T 15835。

擴展資料：

特定格式

1、信函格式

發(fā)文機關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)標(biāo)志。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下4 mm處印一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長均為170 mm，居中排布。

如需標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

標(biāo)題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

首頁不顯示頁碼。

版記不加印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。

2、命令（令）格式

發(fā)文機關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20 mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。

簽發(fā)人職務(wù)、簽名章和成文日期的編排見7. 3. 5. 3。

3、紀(jì)要格式

紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。

標(biāo)注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

標(biāo)注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀(jì)要格式可以根據(jù)實際制定。

參考資料來源：朝陽市人力資源和社會保障局-黨政機關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)

辦公文書的基本要求（辦公文書的基本要求是什么）

公文寫作基本要求

公文寫作基本要求
公文寫作是公文處理各個環(huán)節(jié)中最核心、最基礎(chǔ)的部分，也是個人文字能力高低的體現(xiàn)。一般來說，公文的格式、行文規(guī)則、簽發(fā)、辦理、管理都有明確規(guī)定，我們只要遵守規(guī)定、按照程序去做，就可以了。而撰寫就需要發(fā)揮自己的才能，需要個方面的知識來體現(xiàn)綜合素質(zhì)。古人說，兵無常勢，水無常形，文無定法。就是說撰寫文章沒有固定的模式。但公文卻有一定的規(guī)律可循，只要掌握了基本規(guī)律和要求，以現(xiàn)代人的文化素質(zhì)，一般不會很難。不同的是各人的水平之間的差異。下面是我對公文撰寫的共性要求的理解：
一、格式的要求
一般來說，每種公文都有固定的制作規(guī)格和樣式。使用目的、范圍和內(nèi)容的不同決定了公文的格式、樣式的不同，如急件、要件都要有特別的標(biāo)識。這是為了統(tǒng)一意志，講求效率，便于工作。古今中外、歷代**都十分重視公文格式，就是這個道理。我國歷史上不少朝代對公文名稱、開頭、結(jié)尾、陳述順序以及用語、書寫等、都有不同的規(guī)定，有的要求還十分嚴(yán)格，如果違反了，輕則受責(zé)、重則治罪。由于過分注重格式，發(fā)展起來，就形成了歷史上的形式主義和文牘主義。新中國建立以來，***辦公廳先后5次頒布公文處理辦法，2000年又以***名義頒布了新辦法，提高了權(quán)威性。新辦法規(guī)定：無論哪類文件，一般都要由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文時間、抄送機關(guān)、附注等11個部分組成。其中附件、抄送機關(guān)、附注根據(jù)需要，可有可無。同時，還規(guī)定了十條原則。（新規(guī)定中有，不贅述）
二、政治要求
公文是為政治服務(wù)的。格式的要求只是外在形式的要求，政治上的要求才是最根本的要求。政治上出了偏差，在任何時代也是不允許的。一般來講，當(dāng)前的公文寫作要注意以下5個方面：
1、要符合黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規(guī)
原則上是三跟：跟著形勢、跟著時事政策、跟著輿論導(dǎo)向。
2、要符合上級機關(guān)的有關(guān)要求
上級精神是下級機關(guān)制發(fā)文件的依據(jù)，下級制發(fā)文件多數(shù)是為了貫徹上級精神，有的是進一步細(xì)化，使之更符合本單位實際，更具操作性。所以，撰寫公文，首先要學(xué)好上級文件，可以模仿上級文件的體例，但要有創(chuàng)新，不能上下一般粗。忌諱當(dāng)傳聲筒、轉(zhuǎn)運站。
3、要與現(xiàn)行公文相銜接
一是要和上級以及相關(guān)部門的文件相銜接，上級和其他部門提倡的，你就不能站在本單位角度去否定，不能有沖突；二是要與本單位現(xiàn)行文件相銜接，不能前后矛盾，自相矛盾。
4、要符合領(lǐng)導(dǎo)意圖
也可以直接表述為與本單位領(lǐng)導(dǎo)的思路保持一致。這里邊可有學(xué)問，需要撰寫者細(xì)心體會。不說別的，你自己覺得寫的再好，領(lǐng)導(dǎo)那里通不過也是白搭。領(lǐng)導(dǎo)水平制約公文的質(zhì)量是沒錯的，但有人說“秘書水平有多高，領(lǐng)導(dǎo)水平就有多高”，是有片面性的。切記領(lǐng)導(dǎo)就是領(lǐng)導(dǎo)，是他領(lǐng)導(dǎo)你。
5、提出的政策措施要切實可行
涉及政策、規(guī)定一類的文件，一般比較重要。提出的政策措施有沒有可操作性，是否便于執(zhí)行，是關(guān)鍵。要設(shè)身處地的為執(zhí)行這考慮，如果不能落實，政策、措施再好也是一紙空文。
三、文字寫作要求
和小說、詩歌、劇本、散文等文學(xué)藝術(shù)作品的形象思維不同，公文屬于邏輯思維范疇。它不是以藝術(shù)形象感染讀者，二是以事實和道理說服讀者。它不適宜想象、虛構(gòu)、夸張、抒情的手法反映生活的本質(zhì)真實，二是以記敘、說明、論述的方法有針對性的表述思想觀點，反映具體的生活實際，揭示社會生活某些方面的規(guī)律和實發(fā)性問題，它不是給予人們以美的藝術(shù)享受，二是用于解決實際問題。因此，這就決定了公文在文字寫作方面的自身特點，那就是：實用、嚴(yán)密、準(zhǔn)確、簡練。
1、實用。公文在表現(xiàn)內(nèi)容上有其現(xiàn)實的具體的針對性。下行文件，都是上級為了解決問題，對特定的問題表明態(tài)度，提出解決的方針、原則、措施，上行文是下級反映工作過程中新問題、新情況、新經(jīng)驗，讓上級了解、注意，或者提出建議、方案，請上級定奪。平行文也是就某些問題相互知照或協(xié)商。實所以公文寫作要講究實用性，不能華而不實，更忌諱夸張、想象。實用性還有個時間問題，公文實效性很強，拖過了時機，公文就沒有意義了。比如請示，得到了答復(fù)，這個請示就成了檔案，通知得到了執(zhí)行，也就完成了使命。所以公文寫作寫作、處理必須快捷，拖拉是要誤事的。
2、嚴(yán)密。一是文種、格式要嚴(yán)密。請示不能寫成意見，也不能寫成報告，通知不能寫成通報。向上報送的文件，未經(jīng)批準(zhǔn)，就不能下發(fā)，文件該發(fā)到哪一級也不能隨意擴大范圍。這些法定性、權(quán)威性、政治性的要求，必須嚴(yán)密，這是機關(guān)工作效率的體現(xiàn)。二是文字要嚴(yán)密。論述不能寫成說明，敘述不能寫成結(jié)論，表達(dá)不能夸張渲染。在作概念、判斷推理的時候，更要嚴(yán)密，在同一時間、同一關(guān)系、同一意義下要保持同一說法。更不能把個別現(xiàn)象做為普遍現(xiàn)象。尤其是結(jié)論性的表達(dá)，絕不能夸大個縮小，也不能使用模棱兩可的語言
3、準(zhǔn)確。除了要準(zhǔn)確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖以外，就是用語要準(zhǔn)確，引用準(zhǔn)確，使用數(shù)字要準(zhǔn)確。換言之，就是定性、定量都必須準(zhǔn)確?！鞍装l(fā)三千丈”、“燕山雪花大如席”一類文字是切忌使用的。準(zhǔn)確是公文的生命，“一字入公文，九牛拔不出”，一旦出錯，糾正就費勁大了。
4、簡練。公文講究簡捷明白，一語中的，力戒繁文縟節(jié)、套話等形式主義。現(xiàn)在打字、印刷技術(shù)發(fā)達(dá)了，文件越來越多了，也越來越長了，不是好現(xiàn)象。毛澤東在《關(guān)于建立報告制度》一文中指出：“報告文字，每次一千字左右為限，除特特殊情況外，至多不要超過兩千字?！蔽艺J(rèn)為對現(xiàn)在公文寫作仍有指導(dǎo)意義。
***處理公文軼事二則：
其一、抗戰(zhàn)勝利后，國民黨政府機構(gòu)某部門把一份《抗戰(zhàn)勝利后之建設(shè)計劃》呈送他審閱，因文章冗長，洋洋數(shù)萬言，蔣無時間細(xì)看，便隨手批了“我非字紙簍”五個字發(fā)還。
其二、軍政部呈送一份公文給***，文中誤把當(dāng)時的國民黨寧夏省主席馬鴻逵寫成了青海省主席馬鴻達(dá)。蔣批曰：“馬鴻逵寫成馬鴻達(dá)情有可原諒，寧夏省主席錯為青海省主席，足見辦事糊涂也”。
美國前總統(tǒng)卡特改革公文軼事
為研究如何改革公文和精簡公文文字，卡特專門舉辦了有200名聯(lián)邦政府官員學(xué)習(xí)班，他自己帶頭改革。原來，美國總統(tǒng)令的起句為“我謹(jǐn)奉合眾國憲法和法律所賦予合眾國總統(tǒng)的全權(quán)力，茲發(fā)布命令……”，卡特把它簡練為“我作為合眾國總統(tǒng)命令……”。從而推動了美國政府文風(fēng)的改革和改進。

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