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優(yōu)化流程(優(yōu)化流程的目的和意義)
大家好!今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關于優(yōu)化流程的問題,以下是小編對此問題的歸納整理,讓我們一起來看看吧。
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本文目錄:
一、如何優(yōu)化企業(yè)管理流程
如何優(yōu)化企業(yè)管理流程
企業(yè)管理流程優(yōu)化過程中,應對流程的輸人輸出及流程的目標進行重新規(guī)范,把握好流程優(yōu)化的關鍵手段,并借助于現(xiàn)代網絡信息技術,全面提高流程效率,通過務實高效的管理手段,使企業(yè)在激勵的市場經濟環(huán)境中,取得不斷發(fā)展和進步。
一、流程及流程管理
流程通常是指是將輸入如轉化為輸出的活動,所有流程均從輸入開始,到輸出結束。而輸出即為向客戶提供相應的產品及服務?,F(xiàn)代企業(yè)的管理,從某種程度上可看做是對各項流程的管理。在企業(yè)的經營活動開展中,具有多項內容和功能不同的流程,如:產品生產流程、產品開發(fā)流程、客戶維系管理流程、物流采購流程、訂單管理流程等等。每一項流程都如同同高速運轉機器中的一個部門,各自承擔著相應的智能,只有各項流程全部高速運轉起來,才能能夠保證整個企業(yè)的經營管理的正常進行。在市場經濟條件下,風險是客觀存在的,不可能絕對消除。風險和收益并存,沒有風險,也不可能有收益。企業(yè)作為市場的主體,要參與市場竟爭,必然要面對風險。目前,一些發(fā)達國家風險管理的理念、技術、方法和手段,已經應用于企業(yè)戰(zhàn)略制定、投融資決策、財務報告管理、內部審計體系建設等。而在我國的大多數(shù)企業(yè)中,風險意識不強,風險管理更是企業(yè)管理中的一個相對薄弱環(huán)節(jié),從而導致企業(yè)經常發(fā)生重大風險事件。因此,如何防范風險就顯得尤為重要。
在企業(yè)各項經營管理活動中,因為內外部環(huán)境始終處于變化當中,各種管理方法和手段也應不斷進行優(yōu)化和調整,這些變化的調整均對流程優(yōu)化提出了現(xiàn)實的需求。為確保企業(yè)的流程能夠發(fā)揮出最佳效能,對各項流程進行優(yōu)化和調整是十分必要的。流程管理的基本觀點認為,在企業(yè)管理過程中,一些工作內容可能是低效甚至是無效的,在設計和優(yōu)化企業(yè)的流程的時候,應根據(jù)企業(yè)發(fā)展實際,更好的去判斷和甄別各項流程內容及效用,尋找科學合理的部分,去掉低效和無效的部分,這樣設計出的流程才能更具科學性和合理性。
二、當前流程管理中常見的幾個問題
一是流程的認識度不夠。相當一部分企業(yè)員工對本部門的流程運行情況不了解、不清楚,更談不上深入理解,由于對流程認識問題,對流程執(zhí)行效果將產生直接的影響。
二是流程的主體不明確。我們發(fā)現(xiàn),一些企業(yè)中,雖然員工知道一些流程的運作情況,然而卻對該流程的主體不夠明確,這種問題造成最為直接的后果就是,對流程內容及要求不明確,責任劃分不清楚。
三是責任不夠明確。由于主體責任劃分問題,造成流程運行過程中一旦出現(xiàn)問題,將造成部門之間的相互推諉、相互扯皮,很多問題到最后也是不了了之,問題不斷積累,造成企業(yè)運行低效率,對生產負面的影響。
三、優(yōu)化企業(yè)管理體系的具體措施
如何更加有效整合各種管理體系,使管理優(yōu)勢在企業(yè)發(fā)展中得到進一步體現(xiàn),是每一個企業(yè)所面臨的現(xiàn)實問題。針對企業(yè)內部存在的管理問題,對企業(yè)管理流程進行深入優(yōu)化,將企業(yè)流程中不規(guī)范、不順暢的部分加以改進,全面提高企業(yè)流程運行效率,應從以下幾個方面著手進行。
1、堅持以人為本的管理理念。企業(yè)管理的對象是人,管理的核心也是人。企業(yè)管理、流程再造最終都要通過人來實現(xiàn)。而各項管理流程中,協(xié)調人和人之間的關系也是流程優(yōu)化的重點之一。因此,在流程優(yōu)化中,應堅持以人為本的理念,從人的需要出發(fā),最大限度地發(fā)揮各部門、各崗位之間的人員協(xié)作關系,使各項固化流程,更加簡單和高效。
2、堅持統(tǒng)籌兼顧的管理措施。企業(yè)是一個多部門共同組成的群體,所有企業(yè)均有其自身的價值創(chuàng)造體系,需要不同部門協(xié)作來實現(xiàn),這種部門與部門,員工與員工之間的協(xié)作關系組成了最基本的企業(yè)流程。在企業(yè)管理流程優(yōu)化中,應堅持統(tǒng)籌兼顧的原則,使企業(yè)內部的協(xié)作關系更加顯性化,使用路程之間的銜接更加順暢,解決好各項路程直接的沖突問題,從而實現(xiàn)管理流程的優(yōu)化。從不同管理體系適用范圍看,一些管理方法往往是針對企業(yè)內部管理的某一個部分,部門很好地兼顧橫向協(xié)調關系。而管理流程優(yōu)化則側重于各項管理職能的橫向銜接,將工作橫向科學地分配到各個協(xié)作部門之中。
3、堅持突出主體的管理原則。企業(yè)一般可以通過建立基本流程體系為骨干,其他管理體系各項要求可以分解,融合到企業(yè)流程體系中去。例如,內部控制管理體系建設包括監(jiān)控、信息和溝通、控制活動、風險評估和控制環(huán)境等管理體系建立,而這一系列體系建立都可以在基本流程體系框架內完成。
4、堅持信息應用的管理方法。全面利用網絡系統(tǒng),不斷提高流程效率。目前信息技術和網絡技術的高速發(fā)展,對流程管理已經產生極為深遠的影響。信息技術的應用改變了原有的信息采集、描述、組織、存儲、檢索、分析和使用方式,使信息的質量、獲取途徑和傳遞手段等都發(fā)生了根本性的變化。企業(yè)信息化建設的發(fā)展,不僅改善了人的工作環(huán)境,提高了工作效率,而且擴大了人們思考問題的范圍和控制問題的能力。策劃得再完美的流程,離開了信息技術的支持,很難想象能確保流程的高效率。
【拓展】現(xiàn)代企業(yè)管理方法:
1、優(yōu)秀的企業(yè)文化。
2、科學的戰(zhàn)略決策。
3、精益管理或精細管理。
4、5S管理。
5、學習型組織。
6、創(chuàng)新型組織。
現(xiàn)代企業(yè)管理就是指對具有現(xiàn)代企業(yè)制度、采用現(xiàn)代化大生產方式和從事大規(guī)模產銷活動的企業(yè)管理。
現(xiàn)代企業(yè)管理知識
1.管理:管理是通過計劃、組織、控制、激勵和領導等環(huán)節(jié)來協(xié)調人力、物力和財力等資源,以其更好地達成組織目標的過程。它有三層含義:管理采用的活動----五項(基本職能);五項活動的直接目的---協(xié)調資源;管理的最終目的-----更好的達到組織的目標.
2.管理的內涵如下:
1)管理是任何組織集體勞動所必需的活動。管理是人類的基本社會行為,它滲透在社會、政治、經濟、軍事、技術、文化和生活的方方面面。
2)管理的對象是組織所擁有的各種各樣資源。任何組織的生存和發(fā)展都依賴于特定的環(huán)境,必須從環(huán)境中獲取所需要的資源,包括人力、資金、物資、信息等。管理即是對這些資源的組織和協(xié)調。
3)管理是為組織目標服務的,是一個有意識、有目的的行為過程。
4)管理的過程由一系列相互關聯(lián)、連續(xù)進行的活動構成,可以粗分為計劃、組織、領導、控制。
5)管理有效性在于充分利用各種資源,以最少的消耗正確地實現(xiàn)組織目標。
6)管理的主體為管理者。雖然管理者在行使管理職能要受到諸多問題的影響,但管理者的素質與組織的運行績效有著密切的關系
3.管理學是研究管理活動的基本規(guī)律和一般方法及其應用的學科
4.管理學特點:(1)綜合性(2)科學性(3)藝術性(4)應用性。
5.管理的'性質——二重性屬性.管理具有二重性質,即自然屬性和社會屬性。
6.管理的自然屬性:管理的自然屬性是指管理要處理人與自然的關系,要合理組織生產力,故也稱管理的生產力屬性
7.管理的社會屬性:管理的社會屬性是指管理要處理人與人之間的關系,要受一定生產關系、政治制度和意識形態(tài)的影響和制約。
8.管理學的研究方法:(1)歸納法(2)試驗法(3)演繹法。
9.管理職能劃分為計劃、組織、領導、控制、創(chuàng)新與激勵
10.計劃:管理者帶領下屬對組織發(fā)展的前途作出安排,包括確定發(fā)展目標和制定實現(xiàn)目標的方法和手段;組織:籌劃建立起組織尸體,確定組織結構和相應的關系,以及調配、安排各種資源,貫徹落實計劃目標; 領導:利用各種影響力激發(fā)員工的主觀能動性; 控制:推動各項工作向目標逼近,并采取必要措施加以保證
11.管理者和領導者的區(qū)別與聯(lián)系: 管理者是被任命的,在組織中他們擁有合法的權利和地位,可以進行賞罰,其影響力來自職位賦予他們的正式權利,而領導者可以是推舉出的組織中有能力的人,或得到大家公認的人,領導者可以不用正式的權利影響他人。所有管理者都應是領導者, 而所有領導者并不都在管理崗位上。
12.傳統(tǒng)管理理論(亞當·史密斯-勞動分工)、科學管理理論(泰勒-科學管理、亨利·福特-流水裝配線)、行為科學理論(梅奧-霍桑試驗、馬斯洛-人類動機理論、麥格雷戈-X 理論/Y理論)、現(xiàn)代管理理論(社會系統(tǒng)學派、決策理論學派、系統(tǒng)管理學派、經驗主義學派、權變理論學派、管理科學學派)
13.需要層次理論(亞伯拉罕?馬斯洛(Abraham Maslow)①人生來固有五個層次的需要,由低到高分別是:生理需要,即人類維持自身生存和發(fā)展而產生的需要,是人最原始而基本的物質性需要,包括對吃、穿、住、性等方面的需要;安全需要,包括安全的社會環(huán)境,安全的住所,穩(wěn)定的職業(yè),較好的職業(yè),較好的福利,勞動保護,社會保險等人身、職業(yè)安全的需要;
14.社交需要,又稱為歸屬與愛的需要,是指人們希望歸屬于一定的群體,成為其中的一員,相互關心,相互支持,并希望通過自己付出情感得到別人的友誼和愛;尊重需要,包括自我尊重和希望受到他人尊重的需要;自我實現(xiàn)需要,指人有充分發(fā)揮自己的潛在能力,越來越成為自己所期望的人物,完成與自己能力相稱的工作的需要。這是在前面四層次需要獲得不同程度滿足之后,產生的最高層次需要。②五種需要從低到高排列,需要的發(fā)展逐層遞進。當較低層次的需要基本得到滿足后,就會產生更高一級的需要。③未滿足的需要才具有激勵作用。④高層次需要和主導需要具有更重要的激勵意義。把需要作為專門的研究課題,研究其產生、發(fā)展的規(guī)律,馬斯洛是第一人。這一學說成為行為科學重要的理論基礎。
;二、公司管理中的業(yè)務流程優(yōu)化
隨著公司業(yè)務急速的發(fā)展會帶來信息量的膨脹,傳統(tǒng)手工管理已經無法及時處理和交流了。公司為了提高管理的效率,往往會選擇信息化,但是管理效率的提升是與業(yè)務流程的優(yōu)化息息相關的,如果流程繁瑣周折且不規(guī)范,機構層次重疊,崗位職責不清,即使用了一些信息技術依然不會有滿意的結果。
什么是優(yōu)化流程?
用最通俗的話來講就是:做正確的事,正確的做事。
所謂做正確的事,概括說就是:目標明確,數(shù)據(jù)準確,崗位確當,考核確切。
所謂正確的做事,就是沒有任何不增值的作業(yè)。
如何優(yōu)化流程呢?
優(yōu)化業(yè)務流程的前提是流程必須可視化,實現(xiàn)可視化流程必須實現(xiàn)信息集成。但是,如果沒有規(guī)范化的業(yè)務流程和數(shù)據(jù)模型,也無法實現(xiàn)信息集成。
只有當流程是“可視化”的,才有可能對流程進行分析,判斷流程是否合理,找出改進流程的切入點。
而信息集成就是:任何一項數(shù)據(jù)或信息,有一個部門的`專職員工負責,在規(guī)定的時間,錄入到系統(tǒng)里去,存儲在指定的數(shù)據(jù)庫中,然后根據(jù)業(yè)務流程的要求,按照規(guī)定的運算方法進行加工處理。信息集成的原則就是“信息來源唯一”,而不是多頭。
有些公司沒有規(guī)范的流程看上去似乎很“靈活”,可以隨心所欲,但惡劣后果是很明顯的。從不規(guī)范到規(guī)范化管理實質上是一場深刻的管理革命。
三、全流程優(yōu)化
一件復雜的事情往往由多個流程、步驟組成,把每一個流程、步驟都進行優(yōu)化,做到(接近)最好,就叫全流程優(yōu)化。
全流程優(yōu)化的理念很平凡,但它最大的優(yōu)點就是能在平凡中創(chuàng)造奇跡。最優(yōu)秀的商業(yè),一定是從全流程優(yōu)化的角度出發(fā)的。文中以互聯(lián)網營銷模式為例,如何在微信公眾號里銷售商品,流程圖如下:
全流程優(yōu)化具有復利屬性,上面六個流程當中,假設每個流程都比別人更努力一些,都得到了額外30%的效果,即最終成果是:(1+30%)乘以6次方等于4.83倍。
因為全流程優(yōu)化在計算成本時適用的是加法,在計算成果時適用的是乘法。
但事情往往是雙面的,在復雜的流程中既有利潤也有風險,對于復雜的流程,如果你做得好,就是全流程優(yōu)化,對應復利;如果沒做好,那就成了全流程損耗,對應“復虧”。所謂全流程損耗,就是每個流程都做得比別人差一點。在復雜的流程中,一點點疏忽與懶惰都會隨著流程的不斷累積,造成巨大的損傷。每漏掉一些流程,你就會漏掉一些效率,就會把復利計算公式的指數(shù)減少了一些。
四、企業(yè)流程重組優(yōu)化怎么做?
業(yè)務流程重組就是要通過對業(yè)務流程進行根本性地再思考和徹底性地重新設計來達到企業(yè)戲劇性地改善,從而讓企業(yè)適應新的時代——即我們說的3C時代“顧客、競爭、變化”的要求。當時最典型的是兩個企業(yè)。一個是通用公司,韋爾奇運用BPR大動企業(yè)的組織,縮減企業(yè)的層級,將組織從14級縮減到7級。另外一個就是ABB公司,通過流程再造,實現(xiàn)了全球化的組織。BPR是基于許多類似企業(yè)的成功經驗而總結出來的,所以當時風靡了全球,但是后來有一半的企業(yè)都失敗了,原因種種。成敗皆有,我們該如何來撥開迷霧,看清做流程的本質?
流程框架體系的優(yōu)化
框架體系的優(yōu)化就是去優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務模式。優(yōu)化的最終結果是流程模式加流程清單。這個清單需要幾個因素來形成。一個是我們需要看到企業(yè)需要解決哪些問題,找到企業(yè)的戰(zhàn)略要求;我們還會引出外部的最佳時間,和企業(yè)的最佳時間,最后形成對企業(yè)業(yè)務模式的優(yōu)化。除了流程的框架體系還會對企業(yè)的組織進行調整,為后續(xù)編制流程作業(yè)手冊打下基礎。
很多特大型企業(yè)的流程管理項目都需要從戰(zhàn)略的角度,以采購的業(yè)務模式為例來了解流程框架體系優(yōu)化。通常來說企業(yè)采購要注意最佳時間和采購品分類。通過采購品分類我們了解企業(yè)的戰(zhàn)略和組織應該怎么去設計,包括采購策略、管理方式、決策分權、組織配合,最后形成企業(yè)采購戰(zhàn)略、采購管理模式、業(yè)務模式。舉個例子來說,我們把所有工程性的產品做成戰(zhàn)略采購,并進行集中采購。集中采購以后相應的業(yè)務管理的方式、業(yè)務運轉的模式和業(yè)務流程都會不一樣。采購戰(zhàn)略來優(yōu)化業(yè)務模式并不是一個簡單的分類能做到的,我們做采購戰(zhàn)略至少要考慮這樣幾個關鍵因素:比如供應商的數(shù)量多少是比較合理的,如何建立跨職能的功能團隊等。
我們看一個企業(yè)采購的時候,會看到這個企業(yè)產品的總成本。總成本是在整個供應鏈,整個價值鏈上這個企業(yè)產品總體擁有的成本,而采購價格只是采購成本的一部分。我們要的是總成本的建模。當對供應商建模時,與供應商談價格要分析他的成本構成,這些成本構成有哪些驅動因素讓他去降低這些成本。每一個企業(yè)主要的采購品最后都需要做這樣的建模,這是一項龐大而復雜的工作。同樣我們來看量化收益。特殊采購品成本降低最怕的是損失。比如設備中一個非常關鍵的螺絲釘丟了,采購需要三個月,結果造成停工一天,可能這個設備很重要,那么給企業(yè)造成的損失就是一天幾百萬,甚至幾千萬。所以他降低成本的關鍵是要減少斷料的損失。特殊采購品成本降低的空間在于保障供應,降低斷料的損失,同時又不能增加太多的庫存成本。
做流程框架體系就是優(yōu)化企業(yè)的框架、優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務,最終形成的結果就是流程清單。流程清單看起來就是一級、二級、三級、四級的一些流程的名字。但它的關鍵在于如何運用和理解這些流程清單的涵義。流程框架體系會從整個企業(yè)的框架落到某一個業(yè)務的框架,最后落到流程清單。而所有這些背后的優(yōu)化都要我們去分析企業(yè)的業(yè)務,業(yè)務形成這樣的結構是有涵義的。比如一些缺失的責任。缺失的責任就是我們在分類分級建立這個流程清單以后發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務里面沒有這樣一個職能,所以我們要補上去;或者是有這個職能,但是這個職能是分解在別的幾個流程里面去了。所以我們將流程清單分類分級,會發(fā)現(xiàn)企業(yè)缺失的是什么。反過來,流程優(yōu)化是優(yōu)化企業(yè)的流程,而不是增加流程。我們發(fā)現(xiàn)企業(yè)流程清單里面沒有的流程都是應該優(yōu)化的。它有兩種情況,一種情況是這個流程就不應該存在。另一個情況就是這個流程分布在另外兩個流程里去了。通過流程清單我們看出該要的職能和不該要的職能,原有組織里面哪些職能協(xié)調的不好,協(xié)調溝通不暢,或者是分布不合理的崗位職責設計得不合理。
框架體系優(yōu)化的核心是對業(yè)務模式的分析及形成流程清單。這兩個的作用落地到實踐中是落地到企業(yè)組織。根據(jù)流程清單和業(yè)務模式來調整組織的模式,調整企業(yè)的職能分配和崗位職責,部門職責,這就是流程框架體系優(yōu)化的落地,也是我們通常說的BPR,即用流程優(yōu)化組織。
流程的優(yōu)化
流程優(yōu)化包括兩個方面:一個是我們前面做的流程優(yōu)化的結果要落地,變成流程圖;另一個是基于解決問題來做流程優(yōu)化。模式優(yōu)化結果的落地是前面流程優(yōu)化的結果,為什么放在這里來做?把前面組織,崗位職能等都流程優(yōu)化完,這時候畫的流程圖才真正有意義。我們先做框架體系優(yōu)化,優(yōu)化完再調組織、調管控模式,再畫直接的優(yōu)化流程。
第二種是基于解決問題的流程優(yōu)化,前期作診斷時,會發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在著很多問題,這些問題比較散,應該把企業(yè)的問題歸結起來形成關鍵的問題。流程優(yōu)化要去解決這些關鍵問題。例如某電信企業(yè)投資流程優(yōu)化過程中發(fā)現(xiàn)企業(yè)有這樣的問題:市場導向不夠、項目周期長、市場響應速度慢,影響投資收益。電信企業(yè)的投資在于建網、建基站。運營商之間的競爭是看網絡鋪建速度和覆蓋廣度。市級公司一年可能有上千個投資項目,這些項目都需要相應市場。我們對問題的根源進行分析,結論是企業(yè)對投資的項目沒有進行區(qū)分,無論大項目小項目都是同樣的流程;另一個是地市級建網授權不夠,項目審批時間長,很多需要上經理會,甚至到省級公司審批。平均每個項目審批時間大約20天左右??蚣荏w系優(yōu)化后將企業(yè)的項目分為兩類投資,一類是大型資本性的投資。第二類是小基站的建設,每個項目投資金額不大,但是項目多,總金額大,叫做滾動性投資。對滾動投資優(yōu)化的結果是對零散的投資要通過預算來控制。前期可根據(jù)市場的情況制定投資計劃預算。因此需要強化滾動性投資預算的流程。該電信企業(yè)的業(yè)務中原來沒有這個流程,現(xiàn)在就要增加這個流程,對原有的滾動性投資流程進行優(yōu)化。資本性投資的流程原來沒問題。這個優(yōu)化的流程里面所有公司的總經理會、上級公司不需要再參與這樣項目的審批,審批周期由20天降低到8天。
流程作業(yè)手冊的優(yōu)化
流程作業(yè)手冊的優(yōu)化就是企業(yè)管理的規(guī)范化,即企業(yè)知識的標準化。作業(yè)流程手冊一要通過手冊來規(guī)范企業(yè)業(yè)務的運作;二要把企業(yè)的最佳實踐進行總結,然后知識化。做了手冊后,所有同類工作都要采用一個標準來做,采用一個流程步驟、一個流程操作規(guī)范標準來做,這就是做手冊的意義。
做流程作業(yè)手冊不僅僅是要把圖畫出來,還要考慮流程圖中的每一個活動要考慮的因素是什么;憑什么判斷這個事情該這么做;這件事這么做考核的標準是什么;指標是什么、操作的規(guī)范是什么;注意的事項是什么,另外需要學習哪些東西。通常做企業(yè)作業(yè)手冊,成文需要2—4個月。完成一個手冊的循環(huán),包括成文、IT的實現(xiàn)推廣和評估改進需要4—8個月。做手冊最難的是手冊里面的標準,沒有標批準就沒法衡量做事的效果。具體的標準也要考核,如何考核執(zhí)行的人員也需要考核的標準。標準涉及到的業(yè)務是各種各樣的,因此標準的制定要不斷地堅持努力。這有兩個關鍵:標準運行的成本分析,有些標準很好,但是它會增加企業(yè)的運行成本;第二個是標準的阻力分析,有時候制定的標準實際上做不到,會受到抵觸,導致流程沒法執(zhí)行。
流程優(yōu)化是一個持續(xù)不斷的過程。如果一個企業(yè)想從流程開始來展開企業(yè)業(yè)務優(yōu)化,這里有一些策略性的建議:
一、企業(yè)做流程優(yōu)化要見效果首先要找問題,找到關鍵的問題,對這些關鍵問題進行深入的流程分析,找出解決方案,最后去優(yōu)化流程、優(yōu)化組織,甚至一直做到相關手冊全部標準化、IT化。
二、有的企業(yè)剛剛制定好戰(zhàn)略,希望通過流程的手段來把它落實。這時可以制定戰(zhàn)略的行動規(guī)劃,在流程的幫助下落實這些問題。
三、引入咨詢來加速優(yōu)化的進程。
企業(yè)所有的問題要得到解決都要落到流程上。流程無外乎對企業(yè)業(yè)務模式、組織、業(yè)務的運轉的一個表述。我們只不過是利用流程這個工具、方法來解決企業(yè)的問題。切記做事情不能忘了目標。希望大家用流程的手段來優(yōu)化、解決、完成你的任務。
以上就是關于優(yōu)化流程相關問題的回答。希望能幫到你,如有更多相關問題,您也可以聯(lián)系我們的客服進行咨詢,客服也會為您講解更多精彩的知識和內容。
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