杭州公司會議策劃步驟（杭州會議策劃服務(wù)公司）

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于杭州公司會議策劃步驟的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

• 1、大型會議一個完整的會議流程范本

• 2、中小型企業(yè)會議策劃方案如何制定

• 3、公司年終策劃會議方案

• 4、如何進(jìn)行會議會展策劃流程安排

一、大型會議一個完整的會議流程范本

會務(wù)工作是為會議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預(yù)案制定。會議預(yù)案即會議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。

會議預(yù)案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項，也應(yīng)列入預(yù)案。

第二，準(zhǔn)備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。

第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必搭磨喚須及時。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。

第四，會前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題，重點是會議文件材料?，F(xiàn)場檢查重點在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。

第五，會議進(jìn)行時的具體服務(wù)。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。

第六，會議結(jié)束時的會務(wù)工作，包括對會議內(nèi)容的總結(jié)，會議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會議游如新聞報道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會、財務(wù)結(jié)算、物資清退等各項善后工作。

會議有規(guī)模大小和時間長短之分。會議的規(guī)?？梢詮膸兹说綆兹f人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個階段：會前準(zhǔn)備階段，會議實施階段和評估總結(jié)階段。

會前準(zhǔn)備：

會前準(zhǔn)備就是對會議的事前計劃，他是為達(dá)到會議的目標(biāo)而對各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會前計劃一般包括以下內(nèi)容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預(yù)算制定。

會議策劃：

（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。

制定目標(biāo)：一個具體的目標(biāo)并且文字形式落實在書面上。

確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。

具體運作：實地場景考察，設(shè)計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。

（2）策劃方案：會議策劃的內(nèi)容主要包括：

邀請誰？實際有多少人出席？

有效的會議需要充分的時間，必須考慮節(jié)假日等。

會議在哪里舉行。

會議的明確的目標(biāo)。

會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內(nèi)容。

2.會議選址：

（1）會議地點類型：

酒店：一些中小型會議多選擇酒店進(jìn)行。

會議中心：會議中心是為大型會議而專門設(shè)計的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。

大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報告廳，有些也是對社會開放的。

輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會議設(shè)施。

療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會。

（2）會議的地點選擇

會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。

1.距離和交通情況

2.舉辦會議的歷史

3.住宿的條件

4.地點的收費狀況

5.地點的安全因素

5.地點的服務(wù)設(shè)施是否全面

6.附近的景點，是否能互惠合作等。

（3）制定營銷方案等

市場的宣傳對于一個會議的成敗至關(guān)

1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；知凱明白受眾的預(yù)期。

2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。

3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。

4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？

（4）預(yù)算制定

控制會議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個會議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費用。

(一)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民代表大會第一次會議流程紀(jì)要 (二)、杭州g20峰會時間安排,詳細(xì)會議流程安排 (三)、2021年學(xué)校三會一課會議流程記錄 (四)、全國兩會時間確定會議流程安排表

會議實施

實施會議方案時，其工作內(nèi)容包括：參會人員的登記注冊，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場地，必要時解決糾紛等。

會議實施一般包括以下幾點步驟

1. 編制會場手冊。

2. 設(shè)置信息中心（提供實時服務(wù)）

3. 建立指導(dǎo)委員會（負(fù)責(zé)現(xiàn)場的指導(dǎo)工作進(jìn)行）

三、總結(jié)和評估

會議的總結(jié)與評估（會議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對其進(jìn)行評估工作），一般分為3個部分

1.從籌備到會議結(jié)束的各項工作總結(jié)

2.效益分析和核算成本

3.本項目市場調(diào)查

4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）

5.召開表彰會，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。

二、中小型企業(yè)會議策劃方案如何制定

中小型企業(yè)會議策劃方案如何制定

為了確保事情或工作有效開展，就常常需要事先準(zhǔn)備方案，方案是闡明行動的時間，地點，目的，預(yù)期效果，預(yù)算及方法等的書面計劃。我們應(yīng)該怎么制定方案呢？下面是我整理的中小型企業(yè)會議策劃方案如何制定，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

小型會議的策劃方案可分為：會前準(zhǔn)備工作、會中接待工作、會后工作。

(一)會前準(zhǔn)備工作

(1)確定會議議題。會議議題是會議討論的.問題、決策的對象。

(2)擬定會議議程、日程及程序。議程，是會議所要通過的文件、解決的問題的概略安排;日程，是在一般時間內(nèi)會議進(jìn)行的具體安排，一般采用簡短的文字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可。程序，是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。

(3)準(zhǔn)備會議各類資料。會議資料包括：會議發(fā)言稿、報告、會議通告等。

(4)提出與會人員名單。

(5)選定酒店會場。會場大小適中，以每人平均2-3平方米為宜，酒店地點合適，交通發(fā)達(dá)，酒店設(shè)施齊全，客房及用餐等各方面條件優(yōu)越。

(6)會議經(jīng)費預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括：住宿費、餐費、會場租賃費、文件印刷費、車旅費等。

(7)發(fā)布會議通知。各項會議準(zhǔn)備工作基本就緒后，應(yīng)盡早發(fā)出開會通知，參加人數(shù)較多或較莊重的會議宜發(fā)書面通知并請與會者回函確認(rèn)。

(8)制定會議須知。內(nèi)容主要包括會議保密紀(jì)律、請假制度、作息時間及其他注意事項等。會議須知是否制定可視會議情況而定。

(9)布置會場。小型會議的會場布置要求簡單使用。確定會場布置形式，日常工作會議的會場布置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等;座談會、討論會的會場布置多呈半圓形、回字形、U字形、口字形等;培訓(xùn)班類型的會議會場布置多為設(shè)置講臺或講桌的教室形。座次的安排遵循中間高于兩邊、左邊高于右邊、前高于后、遠(yuǎn)離門的高于離門近的等規(guī)律。

(10)制發(fā)會議證件。會議證件可分為會議正式證件和工作證件兩大類。會議正式證件可分為：代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬證等。工作證件可分為：擾返工作證、記者證、出入證、汽車證等。

(11)了解與會者的基本情況。與會者基本情況信御

：單位、姓名、職務(wù)、性別、民族、抵達(dá)時間、抵達(dá)方式、日程安排等。

(12)落實檢查會場的情況及其他事項。會場情況：照明、擴(kuò)音、服務(wù)、錄音、會場鮮花等，會議資料的分發(fā)及擺放。

(二)會中接待工作

(1)接站及協(xié)助與會者入住并通知與會者活動日程安排。

(2)安排好與會者開會期間的食宿。

(3)會議進(jìn)行時密切關(guān)注會場設(shè)施設(shè)備(照明、擴(kuò)音、錄音、錄象、電子文稿演示等)的運行，督促服務(wù)人員的服務(wù)工作。

(4)及時征求與會者意見并滿足其合理要求。

(三)會后工作

(1)征求與會者對接待工作的意見，并做好記錄。

緩坦饑(2)將訂購的返程票交到與會者手中。

(3)協(xié)助與會者結(jié)算費用。

(4)落實返程安排及送行車輛并送站。

(5)通知來賓單位接站。

(6)將會議的有關(guān)文字材料整理歸檔。會議記錄的格式：會議組織情況要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人，會議記錄內(nèi)容：會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等。

(7)印發(fā)會議紀(jì)要、會議決定事項通知。

三、公司年終策劃會議方案

公司年終策劃會議策劃建議從以下幾個方面進(jìn)行安排：

場地選擇

公司附近：公司附近聚集著大量同行、上下游企業(yè)以及相關(guān)媒體，受眾準(zhǔn)，到場率也有保證。

地鐵沿線：交通方便，保證嘉賓和媒體出席率。

停車場車位充足：方便與會者和VIP停車。

會場硬件達(dá)標(biāo)：首先，裝修風(fēng)格盡可能商務(wù)簡約，才能襯托論壇的主題；其次，主會場層高盡可能5米以上，大廳里最好沒有立柱；最后，場地一定要比你按人頭估算出面積大20%，因為論壇一定會設(shè)置舞臺區(qū)域。

特色體驗：有些場地的茶歇可以制作成精巧造型，讓嘉賓們體驗良好，會讓與會嘉賓樂于傳播，細(xì)節(jié)取勝。

會議邀棚毀約

商務(wù)會議的邀約要求會更高，同時會議邀約也是會議宣傳的一部分。

會議的包裝：對重量級嘉賓進(jìn)行內(nèi)容包裝，H5的會議邀約形式效果更好。

確保通知效率：外部會議不像公司內(nèi)部同事參與性和普及率那么高，因此多類型的通知方式更為適合。

溫馨提示體現(xiàn)細(xì)節(jié)：交通路線，當(dāng)?shù)靥鞖夂椭苓呑∷薜榷寄荏w現(xiàn)會議邀約的細(xì)節(jié)。

重要人物嘉賓要點對點單獨溝通。

電子簽到

自助簽到在節(jié)省主辦方費用的同時，讓參會嘉賓自助簽到，使參會嘉賓擁有更大的自由度與參與感。主辦方可以在現(xiàn)場展示簽到二維碼，參會者入場后自主掃碼簽到或者定位授權(quán)簽到即可。

會議環(huán)節(jié)設(shè)計

在環(huán)節(jié)設(shè)計上要分清先后主次，才能逐漸引導(dǎo)嘉賓的擾伍情緒，營造體驗感、傳遞信息。

開場：開場環(huán)節(jié)通常會有以下幾個設(shè)置，開場視頻、主持人開場致辭、開場表演（開場視頻+互動表演）等，一個很震撼的開場，能夠快速吸引大家的注意，并聚焦于有關(guān)會議主題的討論。

嘉賓演講：開場后，一般先請行業(yè)內(nèi)的大咖（最好有些政府或協(xié)會背景）作開場演講，分析緩和或大形勢、解讀行業(yè)政策、指明行業(yè)趨勢，幫助提升會議的視野高度。

互動：活動過程中建議穿插互動環(huán)節(jié)，提升會議氛圍感。

應(yīng)急措施

在會議結(jié)束前都不能放松神經(jīng)，對于會場中可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，都應(yīng)該準(zhǔn)備好一種以上的應(yīng)對之策，組織人員必須保持良好的心理素質(zhì)，盡量把影響降到最低。

四、如何進(jìn)行會議會展策劃流程安排

會展策劃流程分析一共分為六點：包括市場調(diào)研，策劃方案的撰寫，培訓(xùn)，材料制作，展臺布置，相關(guān)服務(wù)，活動評估。

會展策劃流程一：對企業(yè)進(jìn)行有針對性的市場調(diào)研

收集有關(guān)本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料要分類編排，結(jié)集歸洞御輪檔。

會展策劃流程二：制定詳細(xì)完整的會展策劃方案。

確定會展的目標(biāo)市場，會展的規(guī)模，展品的選擇，評估觀眾數(shù)量的多少和 展覽面積的大小以及參展的費用預(yù)算。

會納信展策劃流程三：實施前的培訓(xùn)。

讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實施方案的工作、方法、步驟和技巧。

會展策劃流程四：印刷材料的設(shè)計制作。

利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進(jìn)行前期宣傳，擴(kuò)大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標(biāo)客戶。

會展策劃流程五：展臺的布置及展示。

設(shè)備的調(diào)試安裝，展臺的人員配備。

會展策劃流程六：相關(guān)的會展服務(wù)。拆槐

根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛；根據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會，推薦不同的用餐地點；根據(jù)參會人員的喜好，為您設(shè)計不同的休閑方式，設(shè)計專門的旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施。

會展策劃流程七：做好對活動的評估。

開好總結(jié)會，做好善后公關(guān)工作。

以上就是關(guān)于杭州公司會議策劃步驟相關(guān)問題的回答。希望能幫到你，如有更多相關(guān)問題，您也可以聯(lián)系我們的客服進(jìn)行咨詢，客服也會為您講解更多精彩的知識和內(nèi)容。

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