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辦公室事務(wù)工作(辦公室事務(wù)工作總結(jié)怎么寫)
大家好!今天讓小編來大家介紹下關(guān)于辦公室事務(wù)工作的問題,以下是小編對此問題的歸納整理,讓我們一起來看看吧。
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一、辦公室行政工作主要負(fù)責(zé)什么
辦公室行政工作主要負(fù)責(zé):活動(dòng)組織、物品管理、環(huán)境衛(wèi)生和安全保衛(wèi)等。
1、活動(dòng)組織:負(fù)責(zé)公司企業(yè)文化建設(shè),包括公司內(nèi)、外部各類公關(guān)、宣傳、文體等活動(dòng)的組織、宣傳、安排工作;負(fù)責(zé)公司各類會議的組織、安排、服務(wù)工作。
2、物品管理:負(fù)責(zé)公司辦公用品、低值易耗品、辦公設(shè)備的采購、登記、核查管理工作;制定辦公用品計(jì)劃,報(bào)主任審批;做好每月的分發(fā)、保管工作,建全登記制度,做到賬物相符。
3、環(huán)境衛(wèi)生:負(fù)責(zé)公司及現(xiàn)場指揮部辦公秩序和環(huán)境衛(wèi)生的監(jiān)督管理工作。
4、安全保衛(wèi):負(fù)責(zé)公司的安全保衛(wèi)工作。制定安全防火制度,負(fù)責(zé)公司防火、防盜等安全保衛(wèi)工作;安排節(jié)假日保潔、保安的值班。
行政專員的崗位職責(zé):
1、在行政總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)公司的行政后勤工作,安全保衛(wèi)和消防管理工作,創(chuàng)造舒適、優(yōu)美、整潔的工作生活環(huán)境。
2、負(fù)責(zé)公司的食堂管理、宿舍管理、環(huán)境衛(wèi)生管理、綠化管理、廠房管理、基建工程管理和房屋修繕、裝修管理等綜合事務(wù)工作。
3、負(fù)責(zé)公司資產(chǎn)管理、辦公用品和勞保用品的管理工作,避免公司資產(chǎn)流失和浪費(fèi)。
4、全面負(fù)責(zé)公司守衛(wèi)管理工作,包括守衛(wèi)值班、公司治安狀況、消防安全及公司重大活動(dòng)的安全保衛(wèi)工作,確保公司人員、財(cái)產(chǎn)的安全。
5、負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)規(guī)章制度的推行,執(zhí)行與追蹤,維護(hù)公司各項(xiàng)規(guī)章制度的權(quán)威。
二、綜合辦公室職責(zé)及工作內(nèi)容
綜合辦公室職責(zé)及工作內(nèi)容如下:
1.綜合管理崗:
(1)負(fù)責(zé)綜合管理辦公室日常工作,圍繞辦公室工作職能,做好各崗位業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)和組織,對辦公室例行工作提出工作方案。
(2)提出本辦公室非日常事務(wù)的解決途徑、意見和建議。
(3)協(xié)調(diào)解決本辦公室和其他辦公室(中心)的工作銜接事宜。
(4)根據(jù)學(xué)校及財(cái)務(wù)部相關(guān)工作部署,督辦督察部內(nèi)工作落實(shí)情況。
(5)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)部門黨建工作,協(xié)助支部書記開展黨支部日常工作。
(6)負(fù)責(zé)處理部門日常行政事務(wù),協(xié)調(diào)部內(nèi)各辦公室(中心)工作,包含印章管理、人事管理、會議管理、公文流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、材料申報(bào)、來訪接待等。
(7)負(fù)責(zé)建立健全學(xué)校財(cái)務(wù)管理制度體系,貫徹落實(shí)已制定的各項(xiàng)財(cái)務(wù)規(guī)章制度。
(8)負(fù)責(zé)審核把關(guān)本辦公室各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和文字材料。
(9)負(fù)責(zé)處理部門對外協(xié)作事務(wù)。
(10)負(fù)責(zé)開展部門宣傳工作。
(11)負(fù)責(zé)本辦公室的考勤登記工作。
(12)完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
2.文秘文書崗:
(1)參與部務(wù)會等相關(guān)工作會議,記錄會議相關(guān)內(nèi)容。
(2)負(fù)責(zé)起草部門相關(guān)公文、行政管理規(guī)章制度等文件。
(3)負(fù)責(zé)部門學(xué)期與年度等各類工作總結(jié)和計(jì)劃的撰寫。
(4)負(fù)責(zé)部門相關(guān)會議紀(jì)要的撰寫。
(5)負(fù)責(zé)部門宣傳材料的撰寫。
(6)負(fù)責(zé)部門匯報(bào)材料等其他各類文字材料的撰寫。
(7)完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
3.行政事務(wù)崗:
(1)協(xié)助辦公室主任處理部門日常行政事務(wù),協(xié)調(diào)部內(nèi)各辦公室(中心)工作,包含部門內(nèi)部預(yù)算申報(bào)、財(cái)務(wù)報(bào)銷、信息統(tǒng)計(jì)、會議管理、來訪接待、部領(lǐng)導(dǎo)日程安排等。
(2)根據(jù)學(xué)校及財(cái)務(wù)部相關(guān)工作部署,協(xié)助督辦督察部內(nèi)工作落實(shí)情況。
(3)負(fù)責(zé)接收上級和同級部門公文或來函,及時(shí)報(bào)送部門主要負(fù)責(zé)人,并根據(jù)批示進(jìn)行文件處理。
(4)負(fù)責(zé)學(xué)校辦公系統(tǒng)中與部門相關(guān)文件的流轉(zhuǎn)和發(fā)文。
(5)負(fù)責(zé)傳達(dá)部領(lǐng)導(dǎo)對部屬各辦公室(中心)的指示和通知。
(6)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)辦理學(xué)校財(cái)務(wù)信息公開事宜。
(7)負(fù)責(zé)收集匯總財(cái)務(wù)部報(bào)送上級和同級部門的各類報(bào)告、文件和報(bào)表。
(8)負(fù)責(zé)部門考勤和加值班情況的統(tǒng)計(jì)。
(9)負(fù)責(zé)辦公用品及耗材的管理工作。
(10)負(fù)責(zé)部門合同管理、文書資料整理及歸檔工作。
(11)負(fù)責(zé)學(xué)校銀行賬戶開戶、變更、銷戶、備案等與銀行賬戶管理相關(guān)的業(yè)務(wù)。
(12)完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
三、做好辦公室工作的要點(diǎn)
辦公室文秘工作既是腦力勞動(dòng)又是體力勞動(dòng),可以說費(fèi)心又費(fèi)力,但只要我們多想、多練,肯吃苦、肯鉆研,我們就一定能有決心、有信心做好自己的本職工作。下面是做好辦公室工作的要點(diǎn),歡迎閱讀了解。
一、辦公室的重要職責(zé)是服務(wù)
辦公室工作千頭萬緒,沒有一項(xiàng)離開服務(wù)這個(gè)主題的。我們有時(shí)會抱怨領(lǐng)導(dǎo)不重視辦公室工作,或者感到我們每天很忙很累,領(lǐng)導(dǎo)還不是很滿意。這里面可能有體制機(jī)制方面的原因,也可能有領(lǐng)導(dǎo)所站角度的問題,但是,我認(rèn)為更多的還是應(yīng)從我們服務(wù)的質(zhì)量和效率方面找一找原因。常言道“有為才能有位,有位才能更加有為”。作為辦公室人員,首先要明確,搞好服務(wù)是我們最重要、最基本的職責(zé)。
(一)孰輕孰重,突出政務(wù)服務(wù)
在辦公室工作中,政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)各有其重要性,都是整體工作的一部分。但二者并不是平分秋色,等量齊觀。對辦公室來講,政務(wù)服務(wù)重于事務(wù)服務(wù)。政務(wù)服務(wù)優(yōu)劣,直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策貫徹落實(shí)的好壞。政務(wù)服務(wù)貫穿于整個(gè)中心工作,滲透到工作的每一個(gè)層面。在決策前,辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的外腦和助手,要盡可能提供第一手資料,并進(jìn)行初步的綜合分析,提出有價(jià)值的參考意見。在決策中,又要準(zhǔn)確無誤地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖,吃透上級精神,在深刻理解的基礎(chǔ)上與領(lǐng)導(dǎo)保持一致。在決策后,要善于迅速制定出落實(shí)方案,在縝密中體現(xiàn)果敢,在細(xì)致中突出效率,協(xié)調(diào)各部門原原本本地貫徹落實(shí)。因此,政務(wù)服務(wù)是綱,綱舉目張。當(dāng)然,事務(wù)服務(wù)也要細(xì)心周到,也要滴水不漏。作為辦公室,抓住政務(wù)服務(wù)就是抓住了主要矛盾,就是抓住了矛盾的主要方面。辦公室工作龐雜、忙亂,如果分不清輕重緩急,胡子眉毛一把抓,往往會陷入事務(wù)堆中難以自拔,搞得越忙越亂,越辛苦越被動(dòng)。一個(gè)合格的辦公室,必須把政務(wù)服務(wù)當(dāng)作第一要?jiǎng)?wù),做到超前謀劃,周密安排,迅速落實(shí),準(zhǔn)確反饋,在紛繁復(fù)雜的工作中理出頭緒,從容應(yīng)付,爭取工作的主動(dòng)權(quán)。
(二)沉著冷靜,突出重點(diǎn)服務(wù)
辦公室每天要處理很多日常工作,要保證整個(gè)機(jī)關(guān)的高效運(yùn)轉(zhuǎn),必須有一種“大將風(fēng)度”,處變不驚,臨亂不慌,在沉著冷靜中理出工作思路,突出重點(diǎn)服務(wù)。什么是重點(diǎn)?領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)就是重點(diǎn),推進(jìn)工作的難點(diǎn)就是重點(diǎn)。當(dāng)然,重點(diǎn)也往往因時(shí)因地而異,一個(gè)階段有一個(gè)階段的重點(diǎn),一項(xiàng)工作又有一項(xiàng)工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié),在具體操作中,學(xué)會準(zhǔn)確捕捉,冷靜思索,科學(xué)把握。在重大決策前,掌握實(shí)情,大膽諫言就是重點(diǎn);在貫徹落實(shí)中,積極協(xié)調(diào),真督實(shí)查就是重點(diǎn);在落實(shí)后,認(rèn)真總結(jié),掌握規(guī)律,及時(shí)反饋就是重點(diǎn)。抓不住重點(diǎn)就沒有工作效率,服務(wù)也就難以到位。當(dāng)然,強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)并不等于不顧其它,應(yīng)該說辦公室無小事,如果顧此失彼,非重點(diǎn)工作出現(xiàn)失誤,同樣會給全局帶來負(fù)面影響。
(三)小中見大,突出要事服務(wù)
抓重點(diǎn),抓急務(wù)當(dāng)然是最重要的工作方法和要求,但作為辦公室,僅僅做到這些也還是不夠的,還要在仔細(xì)、周密和嚴(yán)謹(jǐn)上下功夫,在重點(diǎn)服務(wù)中突出要事服務(wù)。在對上服務(wù)的全過程中,貌似小事未必是小事,也可能出現(xiàn)大的紕漏。所以,衡量辦公室的服務(wù)水平,要在事關(guān)大局的小事和細(xì)節(jié)上看素質(zhì)、論高低。小蘊(yùn)含著大,小影響著大。所謂小,既是我們?nèi)菀缀雎缘牡胤?,也是需要格外小心的地方。要做到小中見大,首先,要吃透上級的方針政策,吃透領(lǐng)導(dǎo)的意圖,在創(chuàng)造性貫徹執(zhí)行中,不忽視任何事情,特別是對領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事情,事關(guān)全局的事情要盯住不放,一抓到底;其次,要把自己的工作放在全局中去考慮,去謀劃,抓住了大局,就抓住了大事要事;第三,要增強(qiáng)工作的敏感性,善于發(fā)現(xiàn)和抓住“一滴水見太陽”的東西,舉一反三,做好大局文章。
(四)胸懷全局,突出整體服務(wù)
辦公室對上處于服從地位,不可不知進(jìn)退之節(jié)而越位。但工作性質(zhì)、角色安排又決定了我們必須胸懷大局,從整體上去謀劃服務(wù)工作。有人認(rèn)為辦公室只要聽命于領(lǐng)導(dǎo)就可以了,“不在其位,不謀其政”,其實(shí)這正是辦公室之大忌。沒有大局觀,就不可能準(zhǔn)確理解、全面落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的重大決策,就不可能在步調(diào)上與領(lǐng)導(dǎo)保持一致,服務(wù)的水平和質(zhì)量就肯定上不去。大局觀從哪里來?從強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心來,從勤于學(xué)習(xí)和思考中來,也可以從失敗的教訓(xùn)和成功的經(jīng)驗(yàn)中摸索出來。有了大局觀,在工作擺布上就不再是就事論事,而是從整體意義上面對局部工作,牽一發(fā)而動(dòng)全身,窺一斑而知全豹。這是最能體現(xiàn)辦公室綜合素質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)水平的一個(gè)方面。整體服務(wù)中要處理好三個(gè)關(guān)系:一、聽命于主要領(lǐng)導(dǎo)和服務(wù)于其他領(lǐng)導(dǎo)成員的關(guān)系。二、處理好急務(wù)、雜務(wù)和中心工作的關(guān)系。三、處理好上下左右之間的關(guān)系。三方面的關(guān)系處理好了,整體服務(wù)就會上檔次、上水平。
(五)超前把握,突出決策服務(wù)
作為辦公室,一般來說,落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)性工作相對容易,而超前謀劃,提出建設(shè)性的決策參考往往較難。究其原因,一是不居高位又需高站位謀劃,立足現(xiàn)實(shí)又要有前瞻性思考,服務(wù)到位又不能越位,在分寸上很難掌握。二是既要處理好日常的事務(wù)工作,又要從中超脫出來謀大事;既要深入基層掌握實(shí)情,又要提出有高度和深度的決策建議,在操作上非常不易。要突破這兩難,不外乎放膽和吃苦。吃不透上頭,猶如行舟無船標(biāo),必須刻苦鉆研上級的方針、政策,在創(chuàng)造性執(zhí)行上有建樹。閉門造車想不出高人一籌的好點(diǎn)子,縮手縮腳也只能流于工作的平庸化。搞好決策服務(wù),關(guān)鍵要把握好四個(gè)要點(diǎn):一、政治要敏銳,能夠見一葉而知秋,發(fā)現(xiàn)別人容易忽略的重要環(huán)節(jié);二、情況要熟悉,眼觀六路,耳聽八方,知領(lǐng)導(dǎo)所未必知,準(zhǔn)確提供決策依據(jù);三、反饋要及時(shí),對決策的貫徹落實(shí)情況實(shí)行動(dòng)態(tài)反映,提供有價(jià)值的信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策后的調(diào)控提供服務(wù);四、督辦要有力,保證工作的'快速推進(jìn),維護(hù)決策的權(quán)威性。
二、辦公室如何當(dāng)好參謀
一個(gè)普遍的觀點(diǎn)認(rèn)為,辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。在對事物認(rèn)知的基礎(chǔ)上認(rèn)真研究,合理分析、科學(xué)推理,積極為領(lǐng)導(dǎo)決策想辦法、出主意,幫助領(lǐng)導(dǎo)制定正確決策,是辦公室發(fā)揮自身參謀作用的體現(xiàn)。為使所參之謀符合實(shí)際,切中要害,發(fā)揮作用,辦公室必須在日常的工作與生活中注重研究,勤思善謀。具體講,就是要做到“六有”。
---胸中有數(shù)。胸中有數(shù)是指對領(lǐng)導(dǎo)決策所需情況和有關(guān)政策了然于胸,是辦公室充分發(fā)揮參謀作用的基礎(chǔ)。很難想象,一位對所轄系統(tǒng)和單位的相關(guān)情況和問題一無所知或知之甚少的辦公室人員,能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供切合實(shí)際的參考意見來。作為辦公室,不僅要熟知方方面面原有情況和問題,而且要通過多種渠道洞悉其在新形勢下發(fā)生的細(xì)微的變化,掌握最新的情況和信息。同時(shí),辦公室人員必須著力培養(yǎng)自己具備三種能力:其一是深入調(diào)研,不斷積累。豐富自己基層一線情況和知識。其二是深入分析,去偽存真。學(xué)會對獲得的直接情況進(jìn)行精細(xì)加工,剔除表面現(xiàn)象,牢牢抓住事物和問題的本質(zhì)。其三是把握趨勢,預(yù)知結(jié)果。要在掌握本質(zhì)的基礎(chǔ)上,依據(jù)事物的發(fā)展規(guī)律,準(zhǔn)確預(yù)測事物的發(fā)展方向和結(jié)果,夯實(shí)參謀的基礎(chǔ)。
---腦中有路。作為辦公室人員,在胸中有數(shù)的基礎(chǔ)上,還要善于把握好分析、梳理和推斷三個(gè)環(huán)節(jié),要理清哪些是問題產(chǎn)生的原因,哪些是原因的結(jié)果,哪些是制約和影響問題的主要因素,哪些是次要因素,制定決策首先應(yīng)干什么,隨后再干什么。這些問題綜合起來,依據(jù)科學(xué)的邏輯推理,找出解決問題的正確思路,就是做到腦中有路。
---口中有物。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的的參謀和助手,不僅要心能謀之,而且要口能言之,把自己對領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀思路準(zhǔn)確無誤地表達(dá)出來,不能茶壺里煮餃子,肚里有貨倒不出來。要講究口才,講究語言藝術(shù),做到言之有物,一語中的,言簡意賅。由于辦公室只是一個(gè)參謀者,而不是最終的決策者,所以在表述參謀意見時(shí)要注意變換角度,上策、中策、下策多謀并參,供領(lǐng)導(dǎo)選擇而發(fā)揮作用。此外,要力戒兩種現(xiàn)象:一是心中有沒有思路,總是徐庶進(jìn)曹營——一言不發(fā);二是參謀意見的表述是零碎的,片面的,不做準(zhǔn)備,沒有層次,弄得領(lǐng)導(dǎo)搞不明白你想說什么。
---耳中有“隙”。我們說要做到胸中有數(shù),數(shù)從何而來?耳聽八方,廣納博收,做到耳中有“隙”,就是不斷擴(kuò)充“內(nèi)存”,豐富胸中之?dāng)?shù)的有效途徑。辦公室主任不斷地傾聽來自各方面的聲音,并進(jìn)行分析和歸納,就能使自己胸中之?dāng)?shù)越積越多,為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀的基礎(chǔ)越來越厚。要切忌 “兩耳不聞窗外事”,那樣會使自己與其他部門、基層員工“絕緣”,也就談不上為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀了。
---手中有果。領(lǐng)導(dǎo)決策一旦形成并付諸實(shí)施后,實(shí)際效果怎樣?辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,可以采取深入進(jìn)行調(diào)研和督查的方式,印證決策,把決策的實(shí)施結(jié)果迅速掌握到手中,為修正和完善決策進(jìn)行新的參謀。要切忌手中無果的“半程式”參謀,只負(fù)責(zé)決策前參謀,決策形成后就萬事大吉,大功告成,那樣,參謀的作用就沒能得到完全發(fā)揮。
---參中有謀。辦公室為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀的過程,是自己深思熟慮,歸納提煉觀點(diǎn)和思路的創(chuàng)造過程。參謀意見中要體現(xiàn)出自己對問題獨(dú)到的思考和見解。而不是簡單的材料羅列和情況匯報(bào)。如果不去分析,不去研究,不去思謀,只是照本宣科,或者人云亦云,不僅對領(lǐng)導(dǎo)的決策無益,有時(shí)還會擾亂領(lǐng)導(dǎo)視線,甚至誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)決策。辦公室人員在平時(shí)的工作中要注意養(yǎng)成四種習(xí)慣,以便于做到參中有謀。一是擅于調(diào)研,發(fā)現(xiàn)問題;二是精于分析,掌握規(guī)律;三是廣泛聯(lián)系,獨(dú)立思謀;四是謹(jǐn)慎進(jìn)言,非謀不參。
三、辦公室要堅(jiān)持正確的辦事觀
辦公室工作一般都很忙,大事、小事、雜事纏身。但是,不管怎樣,把事情辦好才是正理。
(一)不以事小而不為
辦公室工作無小事,是從辦公室性質(zhì)而言的。事物本身有大小、主次之別。辦公室面對大量繁雜的事務(wù),立足于抓大事、學(xué)會抓大事、善于抓大事是明智的,但小事不抓,日積月累,就會釀成大事,貽誤工作。特別是對那些看似小事,抓不好就可能影響工作、影響團(tuán)結(jié)、影響領(lǐng)導(dǎo)情緒的,更不能聽之任之。這也是辦公室工作無小事的內(nèi)涵之所在。對辦公室來說,不管大事小事,不存在該不該抓的問題,只有抓的角度、力度的區(qū)別。要抓小事。就要做到:(l)知大知小。辦公室要胸有全局,用大局的天平來衡量辦公室的工作,分清主次、大小、難易,這樣,才可避免工作一團(tuán)麻。(2)小中見大。小事孕育著大事,這是辦公室的顯著特點(diǎn)。如值班、會議通知、座次安排、后勤服務(wù)、接待等等這些“小事”,稍有不慎就會捅大漏子。(3)舉輕若重。對有些看似小事的經(jīng)常性工作,要建章立制,用巧功夫去抓,抓一項(xiàng)帶動(dòng)幾項(xiàng),管原則不管具體(要充分相信你的部下有能力把事情辦好),督結(jié)果不查細(xì)節(jié);用韌功夫去抓,明確專人,盯死不放,直到辦完辦妥為止;用細(xì)功夫去抓,按部就班,嚴(yán)細(xì)縝密,不出紕漏。
(二)不以事雜而亂為
辦公室工作頭緒很多,任務(wù)瑣碎繁雜。辦公室要清楚哪個(gè)該為,哪個(gè)不該為,應(yīng)一清二楚,不能亂為。不亂為,就要知重知輕,避免重要工作沒抓住,次要工作用過了勁,使過了頭;不亂為,就要知上知下,吃透了上情,辦事才有方向,才有主心骨。摸透了下情,辦事才有的放矢;不亂為,就要知書知禮。知書,就是要多學(xué)習(xí),提高理論水平高,通曉方方面面的知識,辦事得心應(yīng)手。知禮,是指工作方法多、講藝術(shù)。不僅辦了事,還能使大家心悅誠服,各方面都滿意;不亂為,就要知規(guī)知矩。沒有規(guī)矩不成方圓。辦公室是規(guī)矩之室,應(yīng)成為講規(guī)矩的楷模。不管事情再多再雜,采用什么方法解決,都不能忘了規(guī)矩,該請示的要請示,該報(bào)告的要報(bào)告,要懂得大小,切勿忘乎所以,貽笑大方。
(三)不以事急而盲為
辦公室固定式、程序化的工作多,但意料外、突發(fā)性的事情也會隨時(shí)出現(xiàn)。辦公室往往是急事和突發(fā)性事件的第一知情者,處置的第一道工序。在這種情況下,辦公室人員必須政治敏感、頭腦冷靜,不能盲為。一是要沉著應(yīng)付,切忌自亂陣腳。不管事情多么突然,多么緊急,首先要冷靜地進(jìn)行分析,及時(shí)做出解決方案,呈送領(lǐng)導(dǎo),并按領(lǐng)導(dǎo)要求協(xié)調(diào)相關(guān)單位,組織力量進(jìn)行處理。二是要胸有主見,切忌唯唯喏喏。面對急事或突發(fā)性事件,不能退縮,應(yīng)大膽地往前站。在處理過程中既要必須胸有主見,也不能亂表態(tài),亂許愿,以免為徹底解決問題埋下隱患。
(四)不以事難而怕為
在應(yīng)付處置事務(wù)中,不乏一些超出預(yù)見,超出職責(zé),難以料理的事情。對這些事,是上推下卸,繞著走,還是主動(dòng)出擊,迎著上,這不僅反映辦公室的工作水平,更主要的是檢驗(yàn)辦公室的職責(zé)感和工作態(tài)度。一個(gè)稱職的辦公室人員,就必須堅(jiān)持:不怕攬矛盾,不怕受委屈,不怕得罪人,不怕找麻煩。要做到這些,一是講職責(zé),義無反顧。遇到的事情不管多難,都應(yīng)義無反顧,挺身而出。二是講品質(zhì),身先士卒。辦公室在關(guān)鍵時(shí)刻,就應(yīng)該代領(lǐng)導(dǎo)沖鋒陷陣,替領(lǐng)導(dǎo)分憂解愁。三是講藝術(shù),處世得體。處理問題不能一個(gè)面孔、一個(gè)腔調(diào)、一種方法,既講原則,又講靈活,因人因事施法。四是講精神,敢于碰硬。處事要講究柔中有剛,特別是在原則問題面前,要敢于碰硬。否則,一味追求和為貴,別人不把你當(dāng)回事,協(xié)調(diào)蒼白無力,處理優(yōu)柔寡斷,就會什么問題也解決不了,什么事也辦不成。
四、辦公室如何為人處世
如何立身處世,是每個(gè)人都應(yīng)正視的人生課題。站在辦公室的角度來看待這個(gè)問題,由于崗位和角色要求,必然在處世觀上有其特殊性。我以為一個(gè)合格辦公室人員應(yīng)該具備以下幾條:
——豁達(dá)大度。辦公室要想?yún)f(xié)調(diào)好各方面工作和人事關(guān)系,保證辦事的高效率,必須有容人的雅量和風(fēng)度。無論對上對下、對內(nèi)對外,都要坦坦蕩蕩表里如一,言行一致。對待工作中的矛盾和問題,不能求全責(zé)備,怨天尤人,而應(yīng)在理解中積極尋求解決問題的最佳途徑。工作中難免有被領(lǐng)導(dǎo)誤會的地方,但真金不怕火煉,要相信隨著時(shí)間的推移問題將得到澄清。在對上關(guān)系中,辦公室要做到以一顆平常心積極對待自己的本職工作。在處理對下關(guān)系時(shí),要一視同仁,與人為善。對于同事的缺點(diǎn)或失誤,不以偏蓋全,抓其一點(diǎn)不及其余,應(yīng)給予耐心的幫助和改正的余地。特別要注意兩點(diǎn):一是與己不欲勿施于人;二是不要將超出同事能力的事交給他們?nèi)マk。
——夾緊尾巴。有人很羨慕辦公室的位置和權(quán)力,可以呼風(fēng)喚雨。其實(shí),正是因?yàn)檫@個(gè)職位處在上下左右矛盾的焦點(diǎn),所以需要格外小心謹(jǐn)慎,夾緊尾巴做人,不能狐假虎威,更不能拉大旗作虎皮。要時(shí)刻想著自己是職責(zé)是服務(wù),在任何情況下都不能忘乎所以。即使在工作順利的時(shí)候,也要能把握好自己,不能趾高氣揚(yáng),目空一切。夾緊尾巴就是說話辦事不張狂,不說過頭話,不意氣用事。在嚴(yán)以律己方面高標(biāo)準(zhǔn)要求,始終別把自己看得太了不得,不做越規(guī)越格的事。謹(jǐn)慎是謀定而動(dòng),三思而行,它避免了因輕率而犯錯(cuò)誤,但也絕不是縮手縮腳,逢事三緘其口,明哲保身。
——不卑不亢。有的人對上則百依百順,和顏悅色,對下則頤指氣使,傲慢無禮,善于在二者之間“變臉”,看似在工作中游刃有余,其實(shí)已經(jīng)陷入心態(tài)失衡的誤區(qū)。如果說一定要注意點(diǎn)什么的話,那就是對上要不卑,對下要不亢。秉公直言是對領(lǐng)導(dǎo)盡職盡責(zé)的表現(xiàn);虛懷若谷,是贏得群眾理解和支持的法寶。
——五湖四海。由于工作關(guān)系,辦公室對外接觸面較寬,交往面較廣。帶著感情交往是對的,但不能感情用事,特別是在工作中,不能以親疏遠(yuǎn)近作為辦事的標(biāo)準(zhǔn),不能搞小團(tuán)伙,而應(yīng)在講原則的同時(shí)廣交朋友,真誠待人。有了五湖四海的襟懷,不僅可以博采眾長、提高自身的綜合素養(yǎng),而且有利于工作的協(xié)調(diào)配合,減少不必要的磨擦,肯定會對工作有很大促進(jìn)。
——榮辱不驚。由于身處多方矛盾的交匯處,所以有各種褒貶評議是正常現(xiàn)象。正確的態(tài)度應(yīng)該是:有則改之,無則加勉。對于不符合實(shí)際的責(zé)難,要以平靜的心態(tài)坦然處之,冷靜分析其合理的成份,切忌憤憤不平;對于領(lǐng)導(dǎo)的信任和榮譽(yù),也要保持清醒的頭腦,切忌忘乎所以。在榮辱面前,最能考驗(yàn)一個(gè)人的涵養(yǎng),也是對心理承受力的鍛煉。人貴有自知之明,做到榮辱不驚的必要條件,就是對自己有一個(gè)客觀正確的認(rèn)識?!皹s辱不驚”不是榮辱感的遲鈍和淡漠,而是以冷靜和達(dá)觀的態(tài)度直面榮辱,在超脫中把更多的精力投入工作。
——大智若愚。這里主要講的是進(jìn)退之節(jié)。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,當(dāng)然應(yīng)該勤學(xué)多思、深謀遠(yuǎn)慮,盡可能站得高一點(diǎn)。但這絕不意味著可以在任何場合亂發(fā)言、亂當(dāng)家。辦公室的職責(zé)更多的是在后臺當(dāng)好助手,搞好服務(wù),而不是冒失地沖到前臺顯示“聰明才智”。即使真有真知灼見,也不妨選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)和方式轉(zhuǎn)達(dá)給領(lǐng)導(dǎo),以供參考,切不可莽撞行事,影響領(lǐng)導(dǎo)的形象和決策程序?!按笾恰笔菍ぷ魉降囊?,“若愚”是對特殊角色的約束?!叭粲蕖辈皇翘搨魏脱b傻充愣,而是出于對領(lǐng)導(dǎo)的尊重在特定場合的正確態(tài)度。
五、做好辦公室工作的基本要求
辦公室身處特殊崗位,肩負(fù)重要使命,要當(dāng)?shù)糜邪逵醒?,干的得心?yīng)手,左右稱道,上下滿意,就必須勤于學(xué)習(xí),善于積累,不斷提高個(gè)人修養(yǎng),達(dá)到“五有”要求:
一是有德。即品德。應(yīng)從四個(gè)方面努力:
(1)做人要堂堂正正。對上司,要尊重恭敬,不卑不亢,不能桀驁不訓(xùn);對平級,要謙虛熱情,襟懷坦白,不能鋒芒畢露;對下屬,要以誠相待,嚴(yán)格要求,不能盛氣凌人;對工作,要滿腔熱忱,愛崗敬業(yè),不能得過且過;對職務(wù),要忠于職守,職責(zé)相符,不能專權(quán)越位;對名利,要淡泊無奢,任其自然,不能過分追逐;對生活,要平平常常,閑逸清靜,不能奢華無度。
(2)處事要光明磊落。辦公室人員的言行舉止,既反映本人的水平,又代表領(lǐng)導(dǎo)的形象。因此,在處理政務(wù)、事務(wù)和協(xié)調(diào)關(guān)系時(shí),必須丁是丁、卯是卯,出于公心,坦坦蕩蕩,切忌耍陰陽臉、說兩面話、辦齷齪事,當(dāng)面一套,背后一套。與人相處,給人一種信任感、放心感、安全感。
(3)用人要不偏不倚。辦公室在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作,有薦人之便;作為部門首席,又有用人之責(zé)。因此,必須學(xué)會識人、用人。要善于掌握人的本質(zhì),發(fā)現(xiàn)人的特點(diǎn)、特長和閃光的東西,同時(shí)也要清楚人的缺點(diǎn)和不足。用人不偏不倚,既不能用感情、好惡、親疏代替政策,又要用其所長,發(fā)揮人的最大潛能。
(4)干事要不甘平庸。辦公室受制于人,被動(dòng)多于主動(dòng),這是辦公室工作性質(zhì)所決定的。要有所作為,變被動(dòng)為主動(dòng),就必須高站位、思全局、抓本行,不求驚人之舉,但求實(shí)實(shí)在在的工作業(yè)績。
二是有知。即知識。
(1)知識面要寬。辦公室工作對象是面而不是線,是塊而不是條。因此,不僅要熟知政治、經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)政策,有較高的理論修養(yǎng);還應(yīng)了解業(yè)務(wù)、管理、法律、文學(xué)等等,有強(qiáng)烈的求知欲。工作常用的知識不僅了解,還要熟知精通,能指導(dǎo)實(shí)踐。
(2)知識內(nèi)容要新。作為辦公室,要跟上工作節(jié)奏,就必須堅(jiān)持先學(xué)一步,深學(xué)一層,善于汲取新的營養(yǎng)。
(3)知識學(xué)習(xí)要深。就是知其然,還要知其所以然。對各方面的知識,雖不能象專家那樣深有造詣,但也應(yīng)對其內(nèi)涵、實(shí)質(zhì)有較深、較細(xì)致的了解和掌握,尤其是對自己工作密切相關(guān)的某些知識領(lǐng)域,不能一知半解、不求甚解、淺嘗輒止。
(4)知識運(yùn)用要實(shí)。這是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)決策參謀,協(xié)調(diào)處理政務(wù)、事條,運(yùn)籌推動(dòng)工作之根本。有了實(shí)實(shí)在在的知識,當(dāng)決策參謀才能參到點(diǎn)子上,謀到恰當(dāng)處,才能有助于領(lǐng)導(dǎo)正確決策,協(xié)調(diào)內(nèi)外時(shí)才能不說外行話;推動(dòng)工作才能成為有本之木,有源之水。
三是有能。即才能。
第一,能參會諫善謀劃。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的左右手,在參謀進(jìn)諫時(shí),要求辦公室必須深思熟慮,出于公心,掌握好分寸,切忌瞎參謀,亂摻乎,干擾領(lǐng)導(dǎo)決策。
第二,能寫會說善料事。辦公室承上啟下、行文理政,不僅要懂文能寫文章,而且要能言善辯,還必須能在繁雜的事務(wù)、政務(wù)中處事不亂、料事有方。三者缺一,不能說是完美的辦公室。
第三,能調(diào)會研善出招。調(diào)查研究是辦公室的一項(xiàng)基本功。任何好的文章、講話、意見、決策建議都源于實(shí)踐,來自深入細(xì)致的調(diào)查研究。不會調(diào)研,就不能干好工作,沒有調(diào)研,就沒有好思路、新招數(shù)。
第四,能逢會圓善協(xié)調(diào)。辦公室工作頭緒多,焦點(diǎn)也多,處理協(xié)調(diào)不好,不僅會貽誤工作,而且有損于領(lǐng)導(dǎo)形象。辦公室既要聚焦,還要分散化解矛盾、解決問題,就應(yīng)具備左右逢緣能力。這種能力是工作藝術(shù)的體現(xiàn),與放棄原則、奴顏媚骨、討乖賣好、和稀泥等作為是截然不同的兩碼事。
四是有道。即修養(yǎng)。
從某種意義上說,辦公室常常處于被駕馭的地位。駕馭辦公室的,一般不是一個(gè)人(分管領(lǐng)導(dǎo)),而是一個(gè)群體(領(lǐng)導(dǎo)班子)。除此之外,本部其他部門無一例外地都是辦公室的“內(nèi)部客戶”。在這樣的環(huán)境下,做到溝通上下,聯(lián)系內(nèi)外,協(xié)調(diào)左右,辦公室確實(shí)應(yīng)該“有道”:不以言輕而金口難開;不以職低而唯唯喏喏;不以位尊而居高臨下;不以事雜而事無巨細(xì);不以欽差而頤指氣使;不以參與而越職越權(quán);不以面寬而顧此失彼;不以受制而碌碌無為。
首先,頭腦清楚。知道自己是干什么的,應(yīng)該干什么,不該干什么,定位要準(zhǔn)確,不能忘乎所以澆了別人的園,也不能昏昏沉沉荒了自己的田。
其次,眼光敏銳。看問題、辦事情要思路清晰,反映迅捷,高人一籌。善于透過現(xiàn)象抓本質(zhì),抓到點(diǎn)子上。
再次,心胸開闊。做什么事情,都能拿得起、看得開、放得下。挨了批評不氣餒,有了成績不驕傲,遇到挫折不失志,心底無私天地自然會寬。
最后,出手不凡。要做到這一點(diǎn),還需磨刀不誤砍柴功,注重平時(shí)修養(yǎng)錘煉,才能厚積而薄發(fā)。
五是有威。有威才能有為。辦公室的威主要包括三點(diǎn):
一是威嚴(yán),源于自身素質(zhì)。文化底蘊(yùn)、政治理論、業(yè)務(wù)技能、道德品行是自身素質(zhì)的直接表現(xiàn),這四個(gè)方面的修養(yǎng)搞好了,自身素質(zhì)提高了,威嚴(yán)就會產(chǎn)生,就會贏得人們的尊敬。
二是威信,源于自身能力。一個(gè)人要樹立威信,除了自身的文化政治修養(yǎng)和知識閱歷外,更重要的是看認(rèn)識分析事物,處理和解決問題的綜合能力,看工作方法藝術(shù),工作效果和業(yè)績。你的能力使人信服,處事手段和結(jié)果使人佩服,威信自然就樹起來了。
三是威力,源于自身表率。辦公室的威力除所處地位使然外,主要在自身的表率作用。這是無言的推銷,無聲的號令,這種力量勝過千百遍說教。
四、辦公室行政工作主要負(fù)責(zé)什么?
行政工作主要負(fù)責(zé)如下:
1、負(fù)責(zé)貫徹公司領(lǐng)導(dǎo)指示。做好上下聯(lián)絡(luò)溝通工作,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映情況、反饋信息;搞好各部門間相互配合、綜合協(xié)調(diào)工作;對和項(xiàng)工作和計(jì)劃的督辦和檢查。
2、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和公司發(fā)展戰(zhàn)略,負(fù)責(zé)起草年度工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)和其他重要文稿,牽頭或協(xié)助公司的規(guī)劃研究。
3、負(fù)責(zé)全公司日常行政事務(wù)管理,協(xié)助總經(jīng)理處理日常工作,負(fù)責(zé)總經(jīng)理的日?;顒?dòng)和外出活動(dòng)的安排。
4、組織安排公司辦公會議,或會同有關(guān)部門籌備公司其他會議及有關(guān)重要活動(dòng),做好會議記錄和整理會議紀(jì)要,根據(jù)需要按會議決定發(fā)文。
5、負(fù)責(zé)公司來往信函的收發(fā)、登記、傳閱、批示,做好公文的擬訂、審核、印刷、傳遞、催辦和檢查,及文書檔案資料的歸檔立卷管理的工作。
以上就是小編對于辦公室事務(wù)工作問題和相關(guān)問題的解答了,如有疑問,可撥打網(wǎng)站上的電話,或添加微信。
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