發(fā)布會會場布置方案（發(fā)布會會場布置方案模板）

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于發(fā)布會會場布置方案的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

• 1、新品發(fā)布會策劃的具體事項

• 2、新書發(fā)布會應(yīng)該怎樣策劃？

• 3、發(fā)布會怎么做？

• 4、策劃發(fā)布會活動選擇場地的要素

一、新品發(fā)布會策劃的具體事項

我們考慮周全并執(zhí)行了一整套的發(fā)布會籌辦內(nèi)容后，包括3個核心和兩條線：發(fā)布會主題、發(fā)布會當(dāng)天活動環(huán)節(jié)和發(fā)布會嘉賓、發(fā)布會宣傳線和發(fā)布會資源落地線,此次發(fā)布會的籌辦就基本準(zhǔn)備完畢了。

一、發(fā)布會環(huán)節(jié)構(gòu)成常見的環(huán)節(jié)可能有以下幾個部分：領(lǐng)導(dǎo)開場介紹、核心產(chǎn)品演講、嘉賓分享、啟動儀式、圓桌討論和抽獎環(huán)節(jié)等。根據(jù)整個發(fā)布會的規(guī)模、資源優(yōu)勢以及側(cè)重，一場發(fā)布會可以是由其中的一個或者某幾個環(huán)節(jié)構(gòu)成。

1、設(shè)置發(fā)布會環(huán)節(jié)注意事項

a、最需要考慮的是如何巧妙地介紹自身產(chǎn)品；

b、需要考慮發(fā)布會的亮點(diǎn)；

c、發(fā)布會環(huán)節(jié)不宜過長，環(huán)節(jié)需要有所側(cè)重。發(fā)布會整體時長最好控制在4小時以內(nèi)，否則時間太長，臺下觀眾的注意力也不會太集中，觀眾容易流失，而且時間太長，主辦方需要考慮是否給參會人員供餐，從而增加發(fā)布會的復(fù)雜度和成本。在一些重要環(huán)節(jié)上可以設(shè)置較多時間，對于不太重要的環(huán)節(jié)，10-15分鐘點(diǎn)到為止即可。

最終，將發(fā)布會的環(huán)節(jié)確定后，制成一個發(fā)布會流程表，分別是什么環(huán)節(jié)，該表可以用于當(dāng)天的環(huán)節(jié)控制，也可以用于通知參會人員當(dāng)天活動安排。

二、發(fā)布會嘉賓發(fā)布會嘉賓的重要性不言而喻。如果一場發(fā)布會，有足夠重量的大咖出席，絕對可以令這場發(fā)布會增色不少。往往有很多參會觀眾，也是沖著活動嘉賓的分享來的。

常見的發(fā)布會嘉賓可以分為兩種，一種是行業(yè)領(lǐng)袖，另一種是明星人物。行業(yè)領(lǐng)袖，一般也就是行業(yè)內(nèi)頂尖影響力的人物，這些嘉賓的分享，往往能提高發(fā)布會的層次和含金量。而明星人物的出席，則會非常大地提高發(fā)布會人氣。不過綜合成本與效果來看，一般請行業(yè)領(lǐng)袖，往往影響更聚焦，效果會更好。

挑選活動嘉賓時，第一個要注意嘉賓本身的形象內(nèi)涵與此次發(fā)布會的整體搭配，從而達(dá)到相得益彰的效果。第二個，需要注意一次多邀請幾個備選嘉賓。因為一次發(fā)布會往往準(zhǔn)備時間較長，不排除有的嘉賓因時間沖突，無法正常出席。所以一定要準(zhǔn)備好嘉賓備選方案。非常時機(jī)，男二號也是可以充當(dāng)男主角的。

三、發(fā)布會宣傳線想讓發(fā)布會的影響力更大，宣傳工作尤為重要。按發(fā)布會宣傳節(jié)奏一般分為預(yù)熱期、舉辦期和延續(xù)期，基本上也就是會前、會中和會后環(huán)節(jié)。確立發(fā)布會宣傳的時候，我們首先要了解此次召開發(fā)布會召開的目的和背景，此次參會人員的特點(diǎn)和痛點(diǎn)，從而定下整體傳播策略，這個策略可以與發(fā)布會主題完全一致，也可以是在發(fā)布會主題基礎(chǔ)上做的一些延伸。

1、預(yù)熱期宣傳（發(fā)布會正式召開的前一周）

所有的宣傳活動，都分為線上宣傳、線下宣傳或者二者的結(jié)合。預(yù)熱期的宣傳也是這樣的，而為了達(dá)到四兩撥千斤的效果，預(yù)熱期更側(cè)重線上宣傳。常規(guī)的線上預(yù)熱宣傳包括創(chuàng)意H5宣傳、倒計時海報宣傳、病毒視頻宣傳、邀請函宣傳等方式。線下宣傳包括戶外廣告、樓宇廣告、報紙廣告等。

2、舉辦期宣傳（發(fā)布會召開前后三天進(jìn)行，包括發(fā)布召開倒數(shù)第一天，發(fā)布會舉辦當(dāng)天和發(fā)布會結(jié)束后第一天。）

這個期間主要的宣傳側(cè)重點(diǎn)，就是流露部分發(fā)布會的重要看點(diǎn)內(nèi)容。因為之前有了預(yù)熱期的鋪墊，整個發(fā)布會的參會人數(shù)也有基本保證。舉辦期常見的宣傳方式有大咖站臺宣傳、視頻宣傳、直播宣傳等。

a、大咖站臺宣傳:指的就是此次參會嘉賓，為發(fā)布會做出的站臺宣傳，可以是簡短的視頻的形式，也可以是創(chuàng)意人物海報的形式。

b、視頻宣傳:指的是此次發(fā)布會中，有關(guān)新品介紹的視頻，可以提前在各個渠道進(jìn)行宣傳。

c、直播宣傳:發(fā)布會的場地往往有限，但是直播卻能將發(fā)布會的影響范圍延伸擴(kuò)大，讓那些不能到達(dá)現(xiàn)場的觀眾，也能同步欣賞發(fā)布會。

3、延續(xù)期宣傳(在發(fā)布會結(jié)束后的一周內(nèi)繼續(xù)宣傳，主要進(jìn)行3方面的宣傳)

a、宣傳發(fā)布會通稿，在各大媒體網(wǎng)站進(jìn)行宣傳。

b、邀約一些KOL（意見領(lǐng)袖）進(jìn)行寫稿，分享對發(fā)布會的思考，俗稱KOL的軟廣。

c、邀請一些記者報道，對公司或者負(fù)責(zé)人進(jìn)行專訪和深度報道，揭秘一些公司發(fā)布會背后的精彩內(nèi)容。

需要注意的是，發(fā)布會通稿往往是在發(fā)布會開始前就準(zhǔn)備好的內(nèi)容，突出了此次活動亮點(diǎn)以及一些嘉賓精彩發(fā)言，用于再次傳播發(fā)布會的精神內(nèi)涵。

對KOL進(jìn)行約稿，一般都會找一些與產(chǎn)品匹配度比較高，且參加過發(fā)布會的KOL，進(jìn)行各種維度的約稿，讓其以行業(yè)觀察者或用戶的身份對公司新品進(jìn)行一次宣傳。

四、發(fā)布會資源落地線發(fā)布會資源的落地，主要分為3類，人的準(zhǔn)備、物料的準(zhǔn)備和場地的準(zhǔn)備。

1、人的準(zhǔn)備

a、參會嘉賓的確定，直至嘉賓正常出席發(fā)布會。

b、參加此次發(fā)布會的觀眾，需要從宣傳到報名結(jié)束，保證此次發(fā)布會的參與人數(shù)。

c、活動現(xiàn)場的工作人員，現(xiàn)場人員的分工，各司其職，保證發(fā)布會活動的順利召開。

嘉賓的確定，往往需要在策劃發(fā)布會環(huán)節(jié)就開始對嘉賓進(jìn)行邀約，并且隨時確定嘉賓的排期與動態(tài)，最好能有專人維護(hù)對接，直至對方出席發(fā)布會現(xiàn)場。因為一般大咖的時間排期都會比較滿，在一對一對接的情況下，首先能與嘉賓保持密切聯(lián)系，顯示主辦方對活動嘉賓的重視。其次也是為了持續(xù)確認(rèn)嘉賓的時間安排，保證嘉賓按時到場。發(fā)布會觀眾的招募，也需要在策劃發(fā)布會前就開始進(jìn)行，且在預(yù)熱期結(jié)束時，就必須完成發(fā)布會觀眾的招募工作。按照以往經(jīng)驗，招募觀眾的數(shù)量，最好大于實(shí)際現(xiàn)場能容納的參與人數(shù)。因為當(dāng)天極有可能部分觀眾因各種原因無法參加活動，即使各位觀眾都按時到場了，我們也可以營造現(xiàn)場一種高朋滿座、人氣爆棚的現(xiàn)場氛圍。發(fā)布會工作人員的確定，需要在發(fā)布會預(yù)熱期結(jié)束前確定好。最好列一個分工事項表和負(fù)責(zé)人聯(lián)系表。將工作職責(zé)分配到人，專人專崗。并且部分工作人員有緊急問題時，隨時可以聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人，協(xié)助解決。

2、物料的準(zhǔn)備

a、發(fā)布會前期的宣傳物料，如之前說的邀請函，創(chuàng)意視頻等。

b、發(fā)布會當(dāng)天參會人員的伴手禮以及嘉賓禮物。

因為這些物料都需要一定的制作周期，比如視頻，需要經(jīng)歷腳本文案的確定，拍攝，剪輯，最終成片等過程。禮品的制作需要經(jīng)過挑選，打樣，批量制作，運(yùn)送等過程。每一種物料的確認(rèn)，一般都還需要公司領(lǐng)導(dǎo)的拍板。因此整個周期非常長，物料準(zhǔn)備的截止時間，就是預(yù)熱期結(jié)束時，也就是說，發(fā)布會前一天，所有的物料，必須全部準(zhǔn)備到位。

3、場地的準(zhǔn)備

a、策劃發(fā)布會階段，需要挑選合適的活動場地。

b、發(fā)布會召開前夕，發(fā)布會現(xiàn)場需要布置完畢。

常見的發(fā)布會場地，按照人數(shù)規(guī)模不同，一般分為酒店、會議中心和體育場館。在確定發(fā)布會場地時，需要綜合考慮場地的檔次標(biāo)準(zhǔn)、交通條件、人數(shù)規(guī)模、整體價格、場地排期等因素，挑選出一個性價比最合適的場地。在布置發(fā)布會現(xiàn)場時，需要提前設(shè)計布置方案，合理規(guī)劃發(fā)布會現(xiàn)場的各個區(qū)域，包括檢票區(qū)、活動會場、互動展示區(qū)等，活動會場又分為領(lǐng)導(dǎo)席、嘉賓席、媒體記者席、普通觀眾席等，還有現(xiàn)場各個宣傳元素，這些也需要考慮好。

二、新書發(fā)布會應(yīng)該怎樣策劃？

發(fā)布會策劃過于繁瑣，自己策劃又容易出錯，忙了半天，沒有效果，錢還花了很多，可以找一個專業(yè)的會議策劃公司給你提供定制化會議執(zhí)行方案，從務(wù)策劃+設(shè)備租賃+舞臺搭建+燈光調(diào)整+視覺設(shè)計一站式服務(wù)，省時省力，價格也比較合適。

三、發(fā)布會怎么做？

一、 確定新聞發(fā)布會日期、地點(diǎn)、新聞點(diǎn)等。

注意事項：與希望發(fā)布事件日期相配合，促進(jìn)自身對外宣傳，挖掘新聞點(diǎn)、制造新聞效應(yīng)、注意避免與重大新聞事件撞車。該步驟應(yīng)在正式新聞發(fā)布會前20天完成，最遲15天，并在邀請函發(fā)布前預(yù)定會場，否則會影響下一步工作。

二、 確定組織者與參與人員，包括廣告公司、領(lǐng)導(dǎo)、客戶、同行、媒體記者等，與新聞發(fā)布會承辦者協(xié)調(diào)規(guī)模與價格，簽定合同，擬訂詳細(xì)邀請名單、會議議程、時間表、發(fā)布會現(xiàn)場布置方案等。

注意事項：該步驟主要由主辦者提出要求，承辦者具體負(fù)責(zé)。

三、 按照邀請名單，分工合作發(fā)送邀請函和請柬，確保重要人員不因自身安排不周而缺席發(fā)布會?；厥沾_認(rèn)信息，制定參會詳細(xì)名單，以便下一步安排。

注意事項：該步驟一定要計劃周密，有專人負(fù)責(zé)，適當(dāng)放大邀請名單，對重要人物實(shí)施公關(guān)和追蹤，并預(yù)備備用方案，確保新聞發(fā)布會參與人的數(shù)量和質(zhì)量。

四、 購買禮品，選聘主持人、禮儀人員和接待人員，并進(jìn)行培訓(xùn)和預(yù)演。設(shè)計背板，布置會場，充分考慮每一個細(xì)節(jié)，比如音響、放映設(shè)備，領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿，新聞通稿，現(xiàn)場的音樂選擇、會議間隙時間的娛興安排等。

五、 正式發(fā)布會前提前一到兩個小時，檢查一切準(zhǔn)備工作是否就緒，將會議議程精確到分鐘，并制定意外情況補(bǔ)救措施。

六、 按計劃開始發(fā)布會，發(fā)布會程序通常為來賓簽到、貴賓接待、主持人宣布發(fā)布會開始和會議議程、按會議議程進(jìn)行、會后聚餐交流、有特別公關(guān)需求的人員的個別活動。

七、 監(jiān)控媒體發(fā)布情況，整理發(fā)布會音像資料、收集會議剪報，制作發(fā)布會成果資料集（包括來賓名單、聯(lián)系方式整理，發(fā)布會各媒體報導(dǎo)資料集，發(fā)布會總結(jié)報告等），作為企業(yè)市場部資料保存，并可在此基礎(chǔ)上制作相應(yīng)的宣傳資料。

八、 評測新聞發(fā)布會效果，收集反饋信息，總結(jié)經(jīng)驗。

四、策劃發(fā)布會活動選擇場地的要素

酒店有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會的內(nèi)容相統(tǒng)一，還要考慮地點(diǎn)的交通便利與易于尋找，包括離主要媒體、重要人物的遠(yuǎn)近，交通是否便利，泊車是否方便?

發(fā)布方在尋找新聞發(fā)布會的場所時，還必須考慮以下的問題：

1、會議廳容納人數(shù)。主席臺的大小?投影設(shè)備、電源?布景、胸部麥克風(fēng)、遠(yuǎn)程麥克風(fēng)?相關(guān)服務(wù)如何?住宿、酒品、食物、飲料的提供?價錢是否合理?有沒有空間的浪費(fèi)?

2、背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準(zhǔn)。酒店是否會代為安排。

3、酒店外圍布置。如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等。酒店是否允許布置。當(dāng)?shù)厥腥葜鞴懿块T是否有規(guī)定限制等。

以上就是關(guān)于發(fā)布會會場布置方案相關(guān)問題的回答。希望能幫到你，如有更多相關(guān)問題，您也可以聯(lián)系我們的客服進(jìn)行咨詢，客服也會為您講解更多精彩的知識和內(nèi)容。

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